Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau

Nach wie vor kommt der technischen Dokumentation bei der Herstellung eines Produktes eine eher nachrangige Rolle zu. Oftmals werden Handbücher, Betriebsanleitungen oder Wartungsunterlagen auf den letzten Drücker kurz vor Auslieferung fertig gestellt. Doch immer mehr Unternehmen erkennen die wachsende Bedeutung einer vollständigen, verständlichen Produktbeschreibung. Weitere Gründe, sich mit der Thematik zu beschäftigen, gibt es zur Genüge: Rechtliche Bestimmungen erzwingen bestimmte Informationen (zum Beispiel Sicherheitshinweise) sowie die Qualität und Form, in der sie angebracht werden müssen. Fehlende oder zu spät gelieferte Dokumentationen verursachen Zahlungsausfälle in Millionenhöhe. Darüber hinaus muss spätestens seit der EU-Osterweiterung technische Dokumentationen in weiteren, auch in slawischen Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Dies betrifft besonders den Maschinen- und Anlagenbau in Deutschland, der stark exportorientiert agiert.

Eines der dringendsten Probleme in der technischen Dokumentation ist der Termindruck zum Zeitpunkt der Auslieferung der Produkte: Ist das Produkt, die Maschine oder Anlage schon fertiggestellt, kommen erst die letzten Informationen zur Bedienung oder Wartung, zu Ersatzteilen in der Dokumentationsabteilung an. Oft wird bereits auch schon während der Produktion ein Zwischenstand der Dokumentation angefordert und muss dann aus den bis dahin vorliegenden Teilen rasch zusammengestellt werden.

Verschiedene Module der Dokumentation haben dabei unter Umständen unterschiedliche Versionsstände, werden von unterschiedlichen Personen bearbeitet, die vielleicht auch noch an unterschiedlichen Standorten sitzen. Für international tätige Unternehmen stellt das Übersetzungsmanagement eine zusätzliche Herausforderung dar. Darüber hinaus müssen unterschiedliche Dokumentationstypen wie Spezifikationen, Online-Hilfen, Montageanleitungen und vieles mehr erstellt werden. Hinzu kommt, dass die Werke auf unterschiedlichen Medien (CD, Print, Web) verfügbar sein müssen. Aus diesem Grund ist eine medienneutrale Datenhaltung unabdingbar.

Im Laufe der Zeit entwickelt jedes Unternehmen seine eigenen Methoden der Dokumentenerstellung, -pflege, -vervielfältigung und -verteilung. Häufig werden technische Dokumentationen mit herkömmlichen Office Anwendungen erstellt, selten liegen die Produktinformationen zentral in einem Datenpool vor. Dadurch werden Texte mehrfach verfasst, da dem Redakteur nicht bekannt war, dass schon eine Beschreibung zu der Anlagenkomponente existierte. Diese Vorgehensweise ist meist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden, kann doch die vollständige Dokumentation einer Maschine ohne weiteres 30.000 bis 40.000 Seiten umfassen. Der Aufwand für die Erstellung der Produktinformationen wächst exponentiell, je nachdem in wie vielen Sprachen diese vorliegen muss. Da nicht ohne weiteres zu definieren ist, welche Passagen sich in der Dokumentation geändert haben wird vorsichtshalber noch mal das komplette Werk übersetzt. Um diese Missstände zu beseitigen, ist der Einsatz eines Redaktionssystems empfehlenswert.

Technische Dokumentationen spielen sich oft in einem Umfeld ab, das durch standardisierte Module oder Komponenten bestimmt ist. Anlagen und Maschinen werden aus Standardbauteilen gefertigt. Oft spiegelt sich diese Modulstruktur in ähnlicher Form auch in der zugehörigen Dokumentation wieder. Kennt der Redakteur die Struktur des Kundenprojekts, ist daraus in der Regel auch die Struktur der Dokumentation abzuleiten. Professionelle Redaktionssysteme basieren auf diesem Konzept. Sie erlauben die Vorhaltung der technischen Daten, der Texte, Grafiken, Tabellen oder Multimediaobjekte in einzelnen Informationsbausteinen. Damit bei der Erstellung von neuen Dokumentationen ein hoher Wiederverwendungsgrad erreicht und nicht immer "das Rad neu erfunden" wird, sind alle unternehmensweit relevanten Informationsbausteine in einem zentralen Pool strukturiert abgelegt.

Für konkret anstehende Projekte kann der Redakteur dann auf sämtliche Standard-Elemente aus dem Informationspool zugreifen. Er setzt sie beliebig für jede neue Dokumentation zusammen und erweitert sie um Beschreibungen für die individuellen Komponenten der Maschine oder Anlage. Auch unterschiedliche Textversionen können mit einem Redaktionssystem einfach verwaltet werden. Diese stehen dem Redakteur damit auf Anhieb zur Verfügung, er muss sie nicht erst aus verschiedenen Datenbeständen zusammenstellen.

Im letzten Schritt definiert der Redakteur die zu erzeugenden Dokumente, wie Anwenderhandbuch oder Montagebeschreibung. Um die unterschiedlichen Zielpublikationen ideal bedienen zu können, sollten die Daten medienneutral gespeichert werden, vorzugsweise im XML-Format. Diese Art der Datenhaltung ermöglicht Single Source Publishing, d.h. die anschließende Auslieferung der produktbegleitenden Literatur als Print-Version und zusätzlich auch als Online-Hilfe oder PDF.

Quelle und gesamter Artikel: contentmanager.de