Single Instancing - Damit Archivsysteme nicht aus den Nähten platzen

E-Mail-Kommunikation gehört heute zu den unternehmenskritischen Anwendungen. E-Mails und ihre Anhänge enthalten wichtige Informationen, die nicht nur wegen gesetzlicher Vorschriften, sondern auch im eigenen Interesse des Unternehmens sicher verwaltet und archiviert werden müssen. "In der Praxis gibt es allerdings immer noch Firmen und Organisationen, bei denen die Mitarbeiter ihre Mails auf der lokalen Festplatte oder dem Laufwerk ihres Laptops ablegen," berichtet Jürgen Obermann, CEO des Archivierungsspezialisten GFT inboxx. "Selbst wenn diese Daten zentral auf einem Server gespeichert werden, kann es zu Problemen kommen. Mail-Server werden instabil und die Reaktionszeiten immer länger, je umfangreicher die Mail-Datenbanken werden."

Für das rasante Volumenwachstum der Mail-Dateien ist unter anderem das unnötige Ablegen von mehreren Kopien der gleichen Mail und das mehrfache Speichern gleicher Anhänge verantwortlich. "In vielen Firmen versucht man, dieses Problem mit strikter Beschränkung des individuellen Mailboxvolumens unter Kontrolle zu bringen. Damit bekämpft man allerdings nur die Symptome und nicht die Ursachen. Außerdem belastet man die Mitarbeiter mit dem damit verbundenen administrativen Aufwand und kann nicht ausschließen, dass geschäftskritische Mails und Anhänge gelöscht werden."

Wirkliche Entlastung der Mailarchiv-Infrastruktur bringt eine Single Instancing-Lösung, wie sie vom Archivsystem GFT inboxx geboten wird. Hier werden Mails und Anhänge nur einmal abgelegt, auch wenn sie an viele Adressen gehen. "Das Datenvolumen auf den Servern kann so um bis zu 80 % gesenkt werden, was der Stabilität und Zuverlässigkeit des Mailsystems zugute kommt."

Microsoft Exchange bietet zwar auch Single Instancing, allerdings nur solange die Mails auf dem Server liegen. Wird der Nutzer durch die Größenbeschränkung seiner Mailbox gezwungen, die Mails in .pst Dateien auszulagern, geht das Single Instancing von Microsoft Exchange verloren. Dabei werden im System Dateien vielfach dupliziert. "Beim Archivierungskonzept von inboxx besteht keine Notwendigkeit, .pst-Dateien zu erzeugen. Deshalb wird mit diesem Archivierungssystem das Speichervolumen nicht unnötig vergrößert," schließt Obermann.

Ingrid Daschner, Johnson King Ltd.