Rechnungseingangsbearbeitung: Die Schweizer Migros ist überzeugt von Invoice CENTER für SAP

Als eines der größten Schweizer Handelsunternehmen vertraut auch die Migros-Genossenschaft-Bund MGB bei der automatisierten Rechnungsbearbeitung auf Invoice CENTER für SAP von Captaris Document Technologies. Das System verarbeitet in einem ersten Schritt rund 150.000 Rechnungen in drei Industriebetrieben pro Jahr und wird weiter ausgebaut. Captaris Document Technologies hieß bis Januar 2008 Océ Document Technologies und ist eine 100%ige Tochter der US-Firma Captaris Inc.

Gestartet wird mit drei Industriebetrieben der Migros: Bischofszell Nahrungsmittel AG, Micarna SA und Chocolat Frey. Das hier anfallende Rechnungsaufkommen zu bearbeiten, bedeutet rund 700 Rechnungen täglich zu prüfen, zu analysieren und zu buchen. Alle bei den Unternehmen der Migros eingehenden Rechnungen werden dabei dezentral pro Standort gescannt und revisionssicher im angeschlossenen Archiv gespeichert. Die archivierten Dokumente sind mit der Buchung verknüpft, jederzeit reproduzierbar und können bei Bedarf ausgedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. Ein Verlust von Dokumenten ist damit ausgeschlossen. Die Datenextraktion und -analyse übernimmt die in Invoice CENTER integrierte Dokumentenanalyse-Software DOKuStar. Komplettiert wird die Gesamtlösung vom bewährten Genehmigungsworkflow „Invoice Cycle“, mit dem Kontierungen und Genehmigungen für Rechnungen auf der Basis der E-Mail- und Webinfrastruktur von Migros durchgeführt werden können. Eingeführt wird das System mit der umfassenden Standardfunktionalität von Invoice CENTER für SAP, welche die Projektverantwortlichen der Migros überzeugt hat. Nach der Einführung der ersten drei Industriebetriebe wird Invoice CENTER für SAP auf die weiteren Betriebe der Migros ausgerollt.

Durch Invoice CENTER für SAP reduziert sich nicht nur die eigentliche Erfassungs- und Durchlaufzeit einer Rechnung, sondern auch die Einarbeitungszeit für die Administratoren und Rechnungsprüfer, denn es muss kein zusätzliches IT-System installiert werden und der Sachbearbeiter bleibt während des gesamten Prozesses in seiner gewohnten SAP-Umgebung.

Invoice CENTER ist branchenneutral und international einzusetzen. So arbeiten neben Migros bereits mehrere Schweizer Unternehmen mit Invoice CENTER von Captaris Document Technologies, z. B.: SBB, Lindt & Sprüngli, Die Post, SFS Holding, Swisscom, CKW, Raiffeisen usw.