OPTIMAL SYSTEMS rüstet das Bauarchiv aus

Die DEBA Deutsche Bauarchiv GmbH (DEBA) hat sich für den Einsatz der Enterprise Content Management-Suite OS.5|ECM von OPTIMAL SYSTEMS (OS) entschieden. Die DEBA, Mitglied in der Firmengruppe BAU WERK PLAN, widmet sich seit Ende 2007 als Ausgründung des renommierten Ingenieurbüros Specht, Kalleja + Partner GmbH der Dokumentenlogistik für Unterlagen der Firmengruppe sowie externer Kunden. Sie bietet ihre Dienstleistungen Architekten und Ingenieuren, aber auch über die Baubranche hinaus, an. Die ECM-Plattform von OPTIMAL SYSTEMS wurde Anfang Januar eingeführt.

Die DEBA bietet Dienstleistungen rund um die Archivierung von Bauunterlagen und unterstützt damit Bauherren und Eigentümer, die neuen Richtlinien bezüglich der Aufbewahrung von Unterlagen zu erfüllen. Die Archivierung der Dokumente erfolgt in Papier- sowie in elektronischer Form, dabei werden die Fundorte der Papierakten im Regallager der DEBA mittels Barcodes verzeichnet. Der Archivbestand wird dazu im Enterprise Content Management-System OS.5|ECM erfasst. "Ziel der Einführung von OS.5|ECM war es, den Zugriff auf die Dokumente sowie die Verfügbarkeit der Informationen jederzeit zu gewährleisten. Das ECM-System regelt den Zugriff, die Recherche sowie die Ausleihe von archivierten Unterlagen", so Herr Andreas Kalz, Sales Manager bei OPTIMAL SYSTEMS. "Die technische intuitive Anpassbarkeit und die Flexibilität der OS-Lösung war ausschlaggebend für unsere Entscheidung", erklärt Ben Stoffregen, Geschäftsführer der DEBA.

Seit dem 01.01.2007 verpflichtet die neue Bauverfahrensverordnung (BauVerfVO) Bauherren und Eigentümer für die Aufbewahrung der bei der Erstellung eines Bauwerkes entstandenen Bauunterlagen selbst Sorge zu tragen. Ein Ersatzexemplar dieser Unterlagen bei den Behörden wird es zukünftig nicht mehr geben. Der Zugriff auf die Bauunterlagen soll jederzeit gewährleistet werden - bei Um- oder Anbauten, Abriss, Behördenanforderung oder Verkauf. Sollten die Bauunterlagen beschädigt oder verloren gehen, ist eine Neustellung notwendig, was nur mit sehr hohem Aufwand und sehr hohen Kosten verbunden ist.