Der nächste Hype im ECM-Umfeld steht schon vor der Tür: möglichst automatische Ablöse von Fileservers bzw. Netzwerklaufwerken durch moderne Dokumenten-Management-Systeme.
Was sind die Kernkriterien bei einer Ablöse bzw. Migration eines Filesystems bzw. einer Dateiverzeichnisstruktur in Richtung eines Dokumenten-Management-Systems? Hier eine kleine Liste von notwendigen Aufgaben bzw. Funktionalitäten:
- die Verzeichnisstruktur ist letztendlich eine Klassifikation (auf einfachstem Niveau - hierarchisch, ohne Mehrfachzuordnungen), diese ist im DMS durch entsprechende Taxonomie- und Klassifikationsmechanismen abzubilden
- die Dateinamen sind zu analysieren und müssen ebenfalls Eingang in die Klassifikation finden
- der Inhalt der Dokumente (sofern les- und interpretierbar) ist zu analysieren und entsprechend beim Aufbau der Ordnungsstrukturen einzubinden
- die Berechtigungen sind zu übernehmen
- bei bestimmten Dokumenten(arten) kann auch ein automatische Formatkonvertierung (Rendition) z.B. von älteren auf neue Formate oder auf Langzeitformate (wie z.B. PDF/A) stattfinden
Derzeit werden diese Schritte primär durch die involvierten Menschen durchgeführt, also manuell und damit (sehr) aufwendig und (oft) fehlerhaft. Zukünftig sollten neue Tools, ähnlich der automatischen Klassifikation von Eingangsdokumenten (auf Papier), für eine möglichst umfassende Automatisierung sorgen. Tools dieser Richtung kommen Schritt für Schritt auf den Markt und werden die derzeit noch schwierige Umstellung/Migration von Dateien hin zu elektronischen Dokumenten sowie von Verzeichnissen hin zu einer umfassenden Klassifikation wesentlich vereinfachen.
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