Nachlese - Praxis-Workshops - Klassifikation und Posteingangsverarbeitung

Heute, also am 17.10.2007, fanden zwei Praxis-Workshops in Wien statt. Beide wurden von mir als Referent geleitet. Vormittag ging es um die "Klassifikation im Dokumenten-Management", Nachmittags um den "digitalen Posteingang". Die Wahl beide Veranstaltungen auf einen Tag zu legen, wurde aufgrund der fachlichen Nähe der beiden Schwerpunkte auch von den Teilnehmern als sinnvoll goutiert. Schließlich ist die Klassifikation einer der Erfolgsfaktoren einer erfolgreichen Posteingangsverarbeitung.

Hier eine kleine Auswahl der Fragestellungen der Teilnehmer:

• Wie hoch ist Erkennungsrate einer automatischen Klassifikation bei eingescannten Eingangsdokumenten?
• Wer klassifiziert bzw. attributiert die Dokumente in der Praxis? Der Posteingang, das Abteilungs-Sekretariat, der Sachbearbeiter?
• Welche Funktionalität der Klassifikation sowie der Abbildung von Schlagwortkatalogen sollte eine moderne ECM-Lösung aufweisen?
• Wie hängt das "Tagging" im modernen Web (Web 2.0) mit der Klassifikation im Unternehmensbereich zusammen?
• Wie und was muss man analysieren, damit man entsprechende Klassen, Typen, Metadaten,... festlegen kann?
• Wie dokumentiert man die Klassifizierung, Typisierung von Dokumenten? Welche Eigenschaften und Strukturen müssen festgehalten werden?
• Welche Argumente bzw. Nutzen lassen sich bei der Posteingangsverarbeitung konkret darstellen? Gibt es ROI-Betrachtungen?
• Wie kann eine optimale Einführung einer Posteingangsverarbeitung aussehen? Wo beginnt man, wie breitet man die Lösung aus?
• Was wird denn nun in der Praxis wirklich gescannt? Und was wird immer in Papierform im Unternehmen verteilt?
• Welche Produkte/Anbieter sind am österreichischen Markt präsent?
• Und überhaupt: Wie bekommt man die Anwender dazu, die elektronischen Dokumente endlich zu akzeptieren und eine Abkehr vom Papier zu motivieren?

Und zusätzlich standen wieder mal viele Fragen rund um die rechtlichen Aspekte im Raum:

• Ist unsere Unternehmen durch die Compliance beeinflusst? Und wenn ja, wo ist dies dokumentiert?
• Was ist nun mit der EU Richtlinie 8? Wann tritt diese in Kraft und welche Auswirkungen hat sie auf unser Unternehmen?
• Was muss/kann man alles revisionssicher (dokumentenecht) elektronisch ablegen bzw. aufbewahren?
• Gibt es Dokumente, welche grundsätzlich auch im Papierformat aufbewahrt werden müssen?
• Welche Posteingangsstücke kann man zentral öffnen, welche müssen verschlossen an den Empfänger weitergeleitet werden?
• Gelten Signaturen auch dann, wenn sie bereits abgelaufen sind, der Dokumenteneingang jedoch noch mit gültiger Signatur stattgefunden hat?

Wie immer waren auch diese beiden Praxis-Workshops für mich total spannend. Denn immer wieder tauchen auch neue Fragen, aber auch (für mich) neue Implementierungs- und Einführungs-/Betriebskonzepte auf. Also lernen nicht nur meine Teilnehmer etwas, sondern auch der Berater ;-)