Klassifikation von E-Mails - Wenn aus E-Mails Dokumente werden

Dass E-Mails eigentlich Dokumente sind, spricht sich schon langsam rum. Speziell wenn es sich um geschäftsrelevante Dokumente handelt, welche im Sinne von zivilrechtlichen, prüfungsspezifischen oder steuerrechtlichen Themenstellungen entsprechend aufbewahrt werden müssen. Dabei gibt es nur ein kleines, aber wesentliches, Problem. Wann sind E-Mails geschäftsrelevant?

Dazu sollte man sich folgende Fragen stellen:

• Wie erkennt man eine geschäftsrelevante E-Mail?
• Wer legt fest, was geschäftsrelevant ist?
• Was geschieht mit den anderen, nicht geschäftsrelevanten E-Mails?
• Warum gibt es in einem Unternehmen überhaupt nicht geschäftsrelevante E-Mails?
• Was muss mit den geschäftsrelevanten E-Mails geschehen (im Sinne einer rechtssicheren Aufbewahrung)?

Verschärft werden diese Fragestellungen in nächster Zeit noch durch das Inkrafttreten der EU Richtlinie-8, welche eine gelenkte und sichere Dokumentation aller Compliance-relevanten Dokumente und somit auch von E-Mails fordert.

Man müsste E-Mails also entsprechend klassifizieren, um sie den zumeist bereits definierten Dokumententypen zuzuordnen und eine Geschäftsrelevanz damit ableitbar zu machen. Doch wie erfolgt eine sichere Zuordnung zu E-Mails? Hier ein paar Ideen und Anmerkungen:

1. Es ist sicherzustellen, dass nur geschäftsrelevante E-Mails in den "Geschäftskreislauf von Dokumenten" aufgenommen werden.
2. Eine private Nutzung der betrieblichen E-Mail-Infrastruktur ist eigentlich zu untersagen!
3. Die Klassifikation erfolgt aufgrund vorgegebener (organisatorischer) Regelwerke und Dokumentationen.
4. Die Klassifikation erfolgt durch den jeweiligen Verantwortlichen oder durch involvierte, berechtigte Personen im Unternehmen.
5. Die Klassifikation von E-Mails unterscheidet sich nicht von der Klassifikation von z.B. eingehenden Papierdokumenten.
6. Die althergebrachten Erfassungsszenarien (frühe, gleichzeitige, späte Erfassung) haben auch hier ihre Berechtigung und Gültigkeit.

Um nun die Klassifikation und damit die Zuordnung von E-Mails zu Dokumententypen (Klassen, Arten) optimal umzusetzen, bedarf es einer maschinellen Unterstützung, sprich einer automatischen Klassifikation durch eine Software-Lösung. Das Produktangebot im Bereich der Klassifikation hat sich jedoch bisher eher auf die Klassifikation von Papierdokumenten im Rahmen des Scann-Vorganges beschränkt. Erst Schritt für Schritt tauchen auch Lösungen zur automatischen Klassifikation von E-Mails auf. Ziel hier wie da ist eine möglich hohe Automatisierung und damit ein geringer Aufwand bei der Klassifikation bzw. dem Capture-Vorgang.

Um jedoch die Erwartungen nicht gleich massiv hochzuschrauben. Auch die Klassifikation von E-Mails kann keine 100%-ige Genauigkeit bzw. Zuordnungssicherheit erreichen. Es ist noch immer notwendig, dass ein Mensch einen Review samt eventuell notwendigen Korrekturen durchführt. Eine Erkennungsgenauigkeit von bis ca. 80% (je nach Dokumententypen und Struktur der eingehenden E-Mails sowie deren Attachments) ist jedoch zu erreichen.

Also, wenn Sie nun vor einer Projektierung eines Projektes stehen, in welcher Sie E-Mails in einen Geschäftsprozess einbinden müssen, sollten Sie sich mit der automatischen Klassifikation von E-Mails auseinander setzen. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er solche Lösungen bereits im Produktportfolio anzubieten hat. Falls nein, hilft im Normalfalle noch immer ein Drag&Drop der E-Mail in den Desktop des (hoffentlich) bereits vorhandenen Dokumenten- oder Records-Managements-Systems ;-)