Horbach Wirtschaftsberatung bearbeitet eingehende Rechnungen jetzt mit Basware

Die Horbach Wirtschaftsberatung hat mit einer Lösung von Basware ihren Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung um rund zwei Drittel reduziert: Die jährlich rund 4.000 eingehenden Rechnungen werden jetzt vollständig elektronisch geprüft, genehmigt und zur Zahlung angewiesen - die "Zettelwirtschaft" hat damit ein Ende. So konnte der Finanzdienstleister die Bearbeitungszeit pro Rechnung von 22 auf 7,5 Minuten reduzieren. Das Unternehmen geht davon aus, mit Basware Invoice Processing im ersten Jahr rund 40.000 Euro und in den Folgejahren jeweils 30.000 Euro einzusparen. Zugleich werden die Prozesse sicherer und transparenter: Keine Rechnung geht mehr verloren; die Finanzmanager bekommen einen vollständigen Überblick über alle noch offenen Rechnungen sowie deren Bearbeitungsstatus. Die Lösung wurde vom Basware-Partner Laufenberg implementiert.

Wurden die Rechnungen bei Horbach früher zeitaufwändig als Papierdokumente durchs Unternehmen geschickt, verläuft der Prozess jetzt von Anfang an digital: Die Rechnungen werden gleich nach ihrem Eingang gescannt und in das System übertragen. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter können dann webbasiert auf alle Daten zugreifen, um die Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen. Anschließend werden die Rechnungsdaten automatisch in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV übertragen, mit dem dann die Zahlung vorgenommen wird.

Neben der deutlichen Beschleunigung der Abläufe vereinfacht das Basware-System das Finanzreporting und -controlling: Da alle Rechnungsdaten schon vor der Prüfung und Genehmigung digital vorliegen, können die Finanzmanager schnell und einfach Analysen durchführen und aussagekräftige Berichte erstellen.

Monika Dreier, Leitung Rechnungswesen bei der Horbach Wirtschaftsberatung GmbH, zeigt sich sehr zufrieden mit dem neuen System: "Wir konnten mit Basware unsere Abläufe deutlich beschleunigen. Dazu kommt: Die Zeiten, in denen Rechnungen auf dem Weg durchs Haus verloren gingen, sind jetzt vorbei. Um unsere Prozesse noch effizienter zu gestalten, planen wir zurzeit, auch im Einkauf eine Basware-Lösung einzusetzen. Auf diese Weise schaffen wir einen durchgängigen, zum Teil automatisierten Vorgang von der Bestellung bis zur Bezahlung."