Energieversorger EWE managt Verträge mit Open Text-Lösung

Der deutsche Energiekonzernen, die Oldenburger EWE AG, bildet seine Vertragsmanagementprozesse mit der Lösung "Livelink ECM - Contract Lifecycle Management" von Open Text ab. Der hohe funktionale Abdeckungsgrad der Lösung und ihre Integrationsfähigkeit in andere Unternehmensanwendungen wie zum Beispiel Microsoft Office oder SAP sprachen für das Angebot von Open Text, eines führenden Anbieters für Enterprise Content Management (ECM).

Die Ziele des Projekts lauten Risikominimierung, kürzere Zugriffszeiten auf strategische Vertragsakten, umfassende Recherchemöglichkeiten und mehr Transparenz. Das Zentrale Vertragsmanagement EWE (ZVME) auf Basis der Open Text-Lösung wurde von August 2007 bis März 2008 im Konzern ausgerollt. In dem System sind mehr als 2.700 Vertragsakten, die Vertragsdokumente und alle zugehörigen Informationen hinterlegt. Die Umsetzung der Lösung erfolgte gemeinsam mit dem Open Text-Partner BTC AG, Oldenburg.

Vertragsakten stellen einen wesentlichen Vermögensgegenstand von EWE dar. Das Projekt zur elektronischen Abbildung der Vertragsmanagementprozesse von Erstellen und Bearbeiten bis zu Überwachen und Recherchieren genoss daher eine hohe Priorität und Aufmerksamkeit im Top-Management und wurde dort auch initiiert. Insbesondere die in den Verträgen zum Beispiel mit wichtigen Lieferanten festgelegten Fristen sollten automatisiert überwacht, die Übersichtlichkeit trotz dezentraler Bearbeitung der Verträge erhöht, die Recherche- und Zugriffszeiten verkürzt werden. EWE erwartet sich von dem Projekt eine Minimierung des Verlustrisikos, die zuverlässige Nutzung der Vertragskonditionen zum Vorteil des Unternehmens sowie Kostenvorteile. Mit einem Umsatz von 4,7 Milliarden Euro im Jahr 2007 und mehr als 4.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist der EWE-Konzern einer der größten Energieversorger in Deutschland.

"Durch das elektronische Vertragsmanagement auf Basis von Open Text lassen sich Informationen bereits vor Vertragsverhandlungen gezielt auswerten und jeder kann leicht nachvollziehen, wie ein Vertrag zustande gekommen ist. Vertragsmanagement ist ein abteilungsübergreifendes Prozessthema. Das Wertschöpfungspotential einer konsequenten Nutzung aller Vertragsinhalte ist enorm, die Abbildung und Unterstützung der Prozesse durch eine Vertragsmanagementlösung daher nur konsequent", betont Stefan Hitz, Leiter Dokumentationssysteme, EWE. Alle Miet-, Leasing-, Dienstleistungs- und Lieferantenverträge des Konzerns sind zusammen mit den zugehörigen Metainformationen wie Haftungsregelungen, Gewährleistungsfristen und Suchkriterien in einer zentralen Datenbank abgelegt.

Die Anwender können aus allen Fachabteilungen per Single-Sign-On-Verfahren über das Mitarbeiterportal darauf zugreifen. Wegen der hohen Integrationsfähigkeit der Open Text-Lösung lassen sich E-Mails, Word- und Excel-Dokumente sowie PDF-Dateien einfach per Drag and Drop in die Vertragsverzeichnisse kopieren. Hinterlegte Workflows mit Genehmigungsverfahren und Terminverfolgung ermöglichen eine einfache und schnelle bereichsübergreifende Zusammenarbeit im EWE-Konzern.

Insgesamt 500 Anwender aus allen Abteilungen in vier Organisationseinheiten des Konzerns (EWE AG, EWE NETZ, EWE TEL, BTC AG) arbeiten seit März 2008 mit der Open Text-Lösung. Zurzeit wird die Archivierungslösung von Open Text an das ZVME angebunden. Dadurch können auch die letzten Phasen des Lebenszyklus von Verträgen, die Langzeitarchivierung und Vernichtung, abgebildet werden. In einer späteren Ausbaustufe wird durch die Anbindung an das SAP®-System von EWE im Backend und die verschiedensten Clients im Frontend die Grundlage für eine unternehmensweite ECM-Plattform gelegt.