Das Requirements Engineering muss professioneller werden, denn es ist häufig die Ursache für Projektfehlschläge, so die FHS St. Gallen. Nach dem "Chaos Report" der Standish Group haben im vorletzten Jahr 46 Prozent der IT-Vorhaben zumindest teilweise nicht die Wünsche und Anforderungen der Auftraggeber erfüllt. Das dürfte zum großen Teil am mangelhaften Requirements Engineering gelegen haben, versichert Devamani Ott, Projektleiterin an der Fachhochschule (FHS) St. Gallen. Dieser Zusammenhang lasse sich auch durch eine Reihe von Studien belegen.

Wenn diese Voraussetzung stimmt, ist wenig Besserung in Sicht. Das belegt die brandaktuelle Umfrage des Instituts für Informations- und Prozessmanagement an der FHS. Ihr zufolge ist nur ein Viertel der insgesamt 80 befragten Unternehmen mit seinem Requirements Engineering zufrieden. Trotzdem packte nur ein Drittel das Übel an der Wurzel.

Mit dem Begriff Requirements Engineering können selbst Business-Analysten und Projektleiter in IT und Fachbereichen oft nichts oder wenig anfangen, so Ott, unter deren Leitung die FHS-Studie lief. Auch die deutsche Übersetzung "Anforderungs-Management" habe den Umfrageteilnehmern nicht auf die Sprünge geholfen. Für alle, denen es ebenso ergeht, hier die Definition der FSH St. Gallen: Requirements Engineering umfasst das Erheben, Dokumentieren, Prüfen und Verwalten der Anforderungen an IT-Lösungen.

Als Voraussetzung für erfolgreiche Organisations- und Informatikprojekte sieht der FHS-Professor Rainer Endl das Anforderungs-Management. Welche Rolle das Anforderungs-Management für den Projekterfolg spielt, sei längst bekannt, erinnern die Autoren der Studie. "Systematisches Requirements Engineering ist eine notwendige Voraussetzung für erfolgreiche Organisations- und Informatikprojekte", bestätigt Rainer Endl, Leiter des Instituts für Informations- und Prozessmanagement an der FHS St.Gallen. Trotzdem erfahre das Thema in den Unternehmen längst nicht die nötige Aufmerksamkeit, bemängelt Ott. Im Argen liege vor allem die Professionalisierung dieses Bereichs.

Quelle und gesamter Artikel: COMPUTERWOCHE.de

Kofax plc, Anbieter von Intelligent Capture & Exchange-Lösungen, hat einen Auftrag im Wert von 600.000 US-Dollar von Italiens größter Bank und einer europäischen Finanzinstitution, Intesa Sanpaolo, erhalten. Kofax bietet Intesa Sanpaolo eine Distributed Capture Lösung, die die Abwicklung der über 30 Millionen Dokumente, die jährlich in den 14 Zweigstellen der Bank anfallen, automatisiert.

Mit Hauptsitzen in Mailand und Turin bedient Intesa Sanpaolo mehr als 7.900 Niederlassungen und 18,5 Millionen Kunden weltweit. Als viertgrößte europäische Bank mit einer Marktkapitalisierung von mehr als 88 Milliarden US-Dollar bietet Intesa Sanpaolo Dienstleistungen für Handel, Unternehmen und Privatpersonen, Unternehmens- und Privatkredite, Vermögensverwaltung und weitere Finanzservices.

Die Lösung von Kofax ermöglicht es den 14 Zweigstellen, Dokumente digital zu erfassen, den Inhalt in fehlerfreie Datensätze umzuwandeln und die daraus resultierenden Informationen in Echtzeit für Unternehmensanwendungen und die Archivierung aufzubereiten. Intesa Sanpaolo nutzt die Lösung für unstrukturierte Dokumente mit unterschiedlichen Formaten, Layouts und Datenfeldern. Hauptsächlich handelt es sich hierbei um Papierdokumente wie Ein- und Auszahlungsbelege, Scheckeinreichungen, Überweisungen, Steuerbelege, Zahlungsanweisungen sowie andere Dokumente und Formulare.

"Intesa Sanpaolo benötigte eine Distributed Capture Lösung, um die Verarbeitung großer Mengen heterogener Papier- und elektronischer Dokumente an den verschiedenen Standorte durch Automatisierung und Vereinheitlichung der Datensätze zu vereinfachen und zu beschleunigen", erklärt Gary Collins, Senior Vice President of Applications Software Sales, EMEA, bei Kofax. "Mithilfe unserer Lösung kann die Bank Informationen unmittelbar nach Eingang in den einzelnen Zweigstellen automatisch erfassen und klassifizieren sowie anschließend elektronisch zur weiteren Bearbeitung an die entsprechenden Stellen weiterleiten. Die Lösung beschleunigt die Abwicklung, steigert Präzision und Effizienz und reduziert gleichzeitig die arbeitsintensiven Papierverarbeitungskosten."

Intesa Sanpaolo wird dafür folgende Elemente der Kofax Software implementieren:

Laut Intesa Sanpaolo wandelt Kofax die bestehenden Dokumentenverarbeitungsmethoden in eine Informationserfassungsplattform um, die einfach zu handhaben und zu implementieren ist. Durch die Automatisierung und die daraus resultierende Prozessvereinfachung ist die Bank in der Lage, seinen Kunden einen schnelleren und effizienteren Service zu bieten.

Die Horbach Wirtschaftsberatung hat mit einer Lösung von Basware ihren Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung um rund zwei Drittel reduziert: Die jährlich rund 4.000 eingehenden Rechnungen werden jetzt vollständig elektronisch geprüft, genehmigt und zur Zahlung angewiesen - die "Zettelwirtschaft" hat damit ein Ende. So konnte der Finanzdienstleister die Bearbeitungszeit pro Rechnung von 22 auf 7,5 Minuten reduzieren. Das Unternehmen geht davon aus, mit Basware Invoice Processing im ersten Jahr rund 40.000 Euro und in den Folgejahren jeweils 30.000 Euro einzusparen. Zugleich werden die Prozesse sicherer und transparenter: Keine Rechnung geht mehr verloren; die Finanzmanager bekommen einen vollständigen Überblick über alle noch offenen Rechnungen sowie deren Bearbeitungsstatus. Die Lösung wurde vom Basware-Partner Laufenberg implementiert.

Wurden die Rechnungen bei Horbach früher zeitaufwändig als Papierdokumente durchs Unternehmen geschickt, verläuft der Prozess jetzt von Anfang an digital: Die Rechnungen werden gleich nach ihrem Eingang gescannt und in das System übertragen. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter können dann webbasiert auf alle Daten zugreifen, um die Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen. Anschließend werden die Rechnungsdaten automatisch in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV übertragen, mit dem dann die Zahlung vorgenommen wird.

Neben der deutlichen Beschleunigung der Abläufe vereinfacht das Basware-System das Finanzreporting und -controlling: Da alle Rechnungsdaten schon vor der Prüfung und Genehmigung digital vorliegen, können die Finanzmanager schnell und einfach Analysen durchführen und aussagekräftige Berichte erstellen.

Monika Dreier, Leitung Rechnungswesen bei der Horbach Wirtschaftsberatung GmbH, zeigt sich sehr zufrieden mit dem neuen System: "Wir konnten mit Basware unsere Abläufe deutlich beschleunigen. Dazu kommt: Die Zeiten, in denen Rechnungen auf dem Weg durchs Haus verloren gingen, sind jetzt vorbei. Um unsere Prozesse noch effizienter zu gestalten, planen wir zurzeit, auch im Einkauf eine Basware-Lösung einzusetzen. Auf diese Weise schaffen wir einen durchgängigen, zum Teil automatisierten Vorgang von der Bestellung bis zur Bezahlung."

Vertreter des Gesundheitsministeriums haben am Mittwoch Fahrplan und Grundkonzepte der Elektronischen Gesundheitsakte [ELGA] vorgestellt. Die Patienten sollen in dem neuen System viele Rechte bekommen - aber auch große Verantwortung. "Am 4. Juli wird der politische Beschluss zur Einführung der Elektronischen Gesundheitsakte fallen", sagte Clemens Martin Auer, Vorsitzender des Lenkungsausschusses ELGA und zuständiger Sektionschef im Gesundheitsministerium, am Mittwoch anlässlich einer Präsentation in Wien.

Bereits im Herbst 2008 soll demnach die Einrichtungsphase für ELGA inklusive der Ausschreibungen für die Basiskomponenten der ELGA-Infrastruktur beginnen. Bis 2012 soll die Einrichtung dieser Basiskomponenten abgeschlossen sein, ein Web-Informationsportal für Patienten und Gesundheitsdienstleister soll 2009 ans Netz gehen, ein System zur Speicherung von Daten hinsichtlich Medikation und Radiologie im Jahr 2010. Die Kosten-Nutzen-Rechnung soll der Politik am 4. Juli 2008 präsentiert werden, hinsichtlich der zu erwarteten Kosten für die Basiskomponenten verwies Auer auf die bereits im Mai 2007 von der ARGE ELGA bekanntgegebene Schätzung in Höhe von 30 Millionen Euro.

Dafür bekommen die österreichischen Krankenversicherten und ihre Dienstleister zuallererst ein System, in dem sie eindeutig identifiziert werden können. "Jeder Bürger wird über den Master-Patient-Index identifizierbar sein", sagte Auer. Dieser Index werde von den Sozialversicherungen erstellt, denn nur diese hätten den Zugriff auf die relevanten Daten. Auch in Netzwerktechnik soll investiert werden. Auer: "Wir stellen eine Basisinfrastruktur für Tausende von Gesundheitsdienstleistern her, für Apotheken, Krankenhäuser und Ärzte."

Da nun feststeht, dass die Patientendaten dezentral dort gespeichert werden, wo sie anfallen, gehört auch ein Register zu den Kernelementen des Systems, in dem genau gespeichert ist, welche Information wo zu finden ist. Wer unter welchen Bedingungen auf die Daten zugreifen dürfen soll, wird in einem speziellen Rollenheft abgebildet. Vor allem sollen die Bürger vollen Zugriff auf die Daten erhalten, die das System über sie gespeichert hat. Für sie wird ein Gesundheitsportal im Web errichtet, das die Daten verständlich und übersichtlich aufbereiten soll. Das Portal soll, so Auer, sukzessive ausgebaut werden: "Viele Anwendungen, die uns nerven, sollen dort in elektronischer Form integriert werden, etwa der Impfpass oder der Mutter-Kind-Pass." Aber auch Informationen über Medikamente und Behandlungsmöglichkeiten und ein Verzeichnis medizinischer Dienstleister sollen in das Portal integriert werden.

Quelle und gesamter Artikel: futureZone.ORF.at

Speichertechnik veraltet immer schneller. Medien halten kaum mehr als zehn Jahre. Projekte aus Kultur und Wissenschaft versuchen, das Problem in den Griff zu kriegen.

Das Deutsche Musikarchiv hat bereits leidvoll erfahren, wie kurzlebig Speichermedien sein können: Dort sind 200 Musik-CDs unbrauchbar geworden, die zwischen 1983 und 1986 zur Archivierung eingegangen sind - in knapp 25 Jahren zerstört durch aggressive Lacke des Label-Aufdrucks. Doch auch ohne solche schädlichen Einflüsse halten Speichermedien nur sehr begrenzte Zeit. Selbst gebrannte CDs schaffen nur fünf bis zehn Jahre, Bänder verlieren ihre Magnetisierung nach 20 bis 30 Jahren. Und wie lange Festplatten halten, hängt extrem von ihren Einsatzbedingungen ab. Sicher ist: Bei keinem digitalen Speichermedium kann hundertprozentig gewährleistet werden, dass es nach mehr als zehn Jahren noch gelesen werden kann.

Neben der Haltbarkeit des Mediums ist das zweite große Problem die Formatfrage. Wer kann sicherstellen, dass es Formate wie .doc oder .xls in zehn oder 20 Jahren noch gibt? Was passiert, wenn PDF-Dokumente nicht mehr geöffnet werden können? Und es gibt noch ein weiteres, drittes Problem: Im Gegensatz zu Print-Produkten können elektronisch gespeicherte Informationen ohne ein geeignetes Lesegerät überhaupt nicht dargestellt werden. Neuere Rechner haben überhaupt kein Diskettenlaufwerk, in zehn Jahren gibt es mit großer Wahrscheinlichkeit auch keine CD- und DVD-Laufwerke mehr. Dass die Lesegeräte über viele Jahre hinweg verfügbar sind, dafür gibt niemand eine Garantie. Das musste schon die NASA in den 90er-Jahren lernen, als sich auf Daten der Saturn-Mission der Raumsonde "Pioneer" nicht mehr zugreifen konnte. Trotz redundanter Speicherung auf verschiedenen Datenträgertypen waren keine entsprechenden Lesegeräte mehr vorhanden.

Da digitale Daten inzwischen zentraler Bestandteil der kulturellen und wissenschaftlichen Überlieferung sind, haben Hochschulen, wissenschaftliche Rechenzentren, Museen und vor allem Bibliotheken als Träger des nationalen Kulturgutes ein besonderes Interesse am Thema Langzeitarchivierung. Die letzten Ignoranten hat die Unesco 2003 mit ihrer "Charta on the Preservation of the Digital Heritage" wach gerüttelt. Die Charta betont in Artikel 1 den dauerhaften Wert und die Bedeutung vieler digitaler Materialien als Teil des kulturellen Erbes, das für künftige Generationen geschützt und bewahrt werden muss. Zum digitalen Erbe gehören neben Texten, Fotografien, Musik, Filmen und Multimedia-Werken beispielsweise auch Web-Seiten und elektronisches Verwaltungsschriftgut.

Mittlerweile gibt es verschiedene Projekte und Initiativen, die sich in Europa und den USA damit befassen, wie sich digitale Daten als Quellen für Wissenschaft und Forschung langfristig verfügbar halten lassen. In Deutschland sind dies vor allem das "Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen" - kurz: Nestor - sowie das Projekt kopal ("Kooperativer Aufbau eines Langzeitarchivs digitaler Informationen"). Kopal leistet Pionierarbeit, indem ein Langzeitarchiv für die zersplitterte deutsche Verlags- und Bibliothekslandschaft aufgebaut wird. Um eine einheitliche Archivierungsplattform für die verschiedenen, von den Verlagen eingesetzten Dokumententypen zur Verfügung zu stellen, hat Kopal eine offene Plattform entwickelt, die alle gängigen Formate einschließt.

Quelle und gesamter Artikel: CIO.de

Die Auswahl von IT-Produkten geschieht in den meisten Fällen auf Basis von klassischen Kriterienkatalogen. Es werden hierzu die Anforderungen "zusammen getragen", gewichtet und letztendlich die entsprechenden Antworten der Anbieter (lt. Angebot, Lösungskonzept) bewertet. Daraus sollte sich dann ein klares Bild ergeben, welchem Anbieter bzw. welchem Produkt man den Vorzug geben sollte. Leider ist dieser Prozess oft viel zu wenig dokumentiert, unternehmensintern standardisiert und somit nachvollziehbar. Auch werden bei solchen Entscheidungsprozessen nicht immer alle Faktoren entsprechend berücksichtigt. Funktionen auf ihr Vorhandensein zu prüfen, ist nicht alles...

In letzter Zeit arbeitet Pitschek&Partner auf Basis einer unserer Meinung nach sehr effizienten Vorgehensweise, welche noch dazu perfekt mit Software-Tools unterstützt wird. Es geht dabei darum, von der Anforderungsanalyse über die Erstellung der Kriterienkataloge bis hin zur Bewertung der Alternativen eine durchgängige IT-Unterstützung zu haben.

Die von uns gewählte Vorgehensweise lässt sich kurz folgend zusammenfassen:

• Diskussion, Festlegung und Beschreibung der Anforderungen in Workshops mittels Mindmaps (MindManager)
• Nutzung bereits bestehender Kriterienkataloge auf Basis von Mindmaps
• Überleitung der abgenommenen Mindmaps in das IT-Auswahltool Map4Score
• Gemeinsame Gewichtung der Kriterien innerhalb von Map4Score (im Team, im Netz - multiuser)
• Kombinieren von quantitativen und qualitativen Kriterien; Festlegen von KO-Kriterien
• Überleitung der Kriterienbeschreibungen/Mindmaps in zu versendende Ausschreibungsunterlagen
• Tool-gestütztes Bewerten der eingelangten Alternativen (Produkte, Unternehmen,...) auf Basis der Nutzwert-Analyse
• Analyse bzw. Präsentation der gefundenen Entscheidung aufgrund von Kennzahlen und Auswertungen

Mit diesem mittlerweilen erprobten Vorgehen können wir unseren Beratungskunden ein effizientes, vollständig dokumentiertes und letztendlich risikoarmes Auswahlverfahren garantieren. Mehr Informationen zu den genutzten Produkten im Web unter: www.mindjet.com, www.map4suite.de

Regelwerke sind der Dreh- und Angelpunkt für die Prozesse, für die Verteilung von Dokumenten, Daten und Informationen. Für Unternehmen mit vielen Eingangsdokumenten birgt der Einsatz eines Regelwerks erhebliches Einsparpotenzial, wenn damit Geschäftsprozesse effizienter abgewickelt werden. In Kombination mit Postkorb- und Aktensystemen, die optimal auf den Bedarf der Sachbearbeitung anzupassen sind, werden Arbeitsprozesse automatisiert und Mitarbeiter in die Lage versetzt, umgehend und Fall abschließend zu arbeiten. Banken und Versicherungen sind Vorreiter beim Einsatz solcher Systeme, deren Einsatz jedoch keineswegs nur auf diese Branche beschränkt ist.

Das Regelwerk: Informationen und Dokumente effizient verteilen

In Unternehmen ist die Erfassung von eingehenden Dokumenten oft bereits über Scanstellen oder externe Dienstleister organisiert. Mit den entsprechenden Technologien werden gute Ergebnisse beim Auslesen der Inhalte erreicht. Die gewonnenen Daten werden in der Regel für die elektronische Archivierung verwendet. Regelwerke gehen hier einen entscheidenden Schritt weiter. Aus den Informationen wird ermittelt, wer der korrekte, verantwortliche Mitarbeiter für den jeweiligen Geschäftsvorfall ist.

Neben den Informationen aus der Organisation können für die Verteilung auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter (Teil- oder Vollzeit), die jeweilige Fachkompetenz, Zeichnungs- und Freigabeberechtigungen berücksichtigt werden. Gleiches gilt für die Anzahl der Arbeitsaufträge je Mitarbeiter. Damit ist gewährleistet, dass Arbeitsaufträge entsprechend deren Priorität zeitnah bearbeitet werden können. Die zugrunde liegenden Regeln sind je Unternehmen unterschiedlich und werden gemeinsam mit den Fachabteilungen erarbeitet.

Für den erfolgreichen Einsatz von Regelwerken gibt es drei entscheidende Kriterien:

Das Regelwerk muss flexibel sein. Nur wenn Verteilregeln beispielsweise über Konfiguration an den Bedarf der Organisation anpassbar sind, kann den Fachabteilungen Rechnung getragen werden. Die Stärke von Unternehmen liegt oft in der Gestaltung der eigenen Sachbearbeitungsprozesse. Die korrekte Unterstützung dieser Prozesse ist unbedingt notwendig.Das Regelwerk muss hoch performant, skalierbar und stabil arbeiten. Keinem Unternehmen ist damit gedient, wenn Dokumente erst Stunden nach der Digitalisierung in die Sachbearbeitung gelangen. Nicht selten müssen mehrere tausend Eingangsdokumente täglich verteilt werden. Lange Verteilzeiten verursachen unweigerlich einen Stau in der Sachbearbeitung.

Das Regelwerk muss die Nachvollziehbarkeit des Ablaufs gewährleisten. Eine durchgängige Historisierung des Ablaufs bildet die Grundlage für Prozessverbesserungen. Auf Basis der Informationen zu den einzelnen Bearbeitungsschritten können Eskalations- und Wiedervorlageroutinen aufgebaut werden. Das Reporting über Liege-, Bearbeitungs- und Abschlusszeiten ermöglicht den Vergleich von Geschäftsvorfällen, Sparten und Geschäftsbereichen.

Ein entsprechendes Regelwerk-Modell für die Verteilung kann nicht nur auf Eingangsdokumente angewendet werden. In der Praxis können Einträge aus Mail-, Backoffice- und Bestandssystemen entnommen und strukturiert verteilt werden. Regelwerke werden damit zu einem zentralen Baustein des Arbeitsmanagements in Unternehmen und bilden die Basis für einen zentralen Sachbearbeitungsclient.

Postkörbe: der zentrale Arbeitsplatz für die Sachbearbeitung

Die Informationen, die vom Regelwerk verteilt werden, landen in elektronischen Postkörben. Entsprechend der Unternehmensorganisation sollte hier die Möglichkeit bestehen, Team-, Themen- und Einzelsachbearbeiter-Postkörbe darzustellen. An der zentralen Schaltstelle sieht der Mitarbeiter,welche Dokumente neu eingegangen sind, welche Vorgänge oder Geschäftsvorfälle auf Wiedervorlage stehen, welche To-do’s zu erledigen sind und welche Informationen er für die Bearbeitung benötigt. Der Postkorb ist das Cockpit, aus dem heraus die Sachbearbeitung erfolgt. Die Geschäftsvorfälle stehen strukturiert, priorisiert und unabhängig vom Eingangskanal zur Verfügung. Wichtig ist die optimale Anpassung an den Bedarf der Sachbearbeiter. Da es hier um die effiziente Bearbeitung geht, müssen die Oberflächen und Funktionen ergonomisch und für den jeweiligen Geschäftsvorfall optimal ausgestaltet werden. Jeder Klick zu viel geht zu Lasten der Produktivität.

Der Anschluss des Postkorbs an bestehende Anwendungssysteme ist eine weitere Voraussetzung für den Projekterfolg. Unabhängig davon, ob es sich um Bestandssysteme auf Host-Basis, Client-Server-Anwendungen oder browserbasierte Systeme handelt: Vom Postkorb aus müssen die Anwendungen im Kontext des Geschäftsvorfalls aufgerufen und gesteuert werden. Das beschleunigt die Sachbearbeitung, vermeidet "Copy & Paste"-Aktionen und liefert optimale Arbeitsergebnisse.

Elektronische Akten: Basis für sichere Entscheidungen

Für die Sachbearbeitung ist das einzelne, für sich betrachtete Eingangsdokument oft nicht ausreichend. Der Mitarbeiter benötigt weitere Dokumente, Daten und Informationen. Die notwendige Verzahnung des Postkorbs mit den Bestandssystemen wurde bereits aufgezeigt. Der Zugriff auf die entsprechenden Akten ist ein weiterer Baustein für eine effiziente Sachbearbeitung. Der Begriff "Akte" ist abgestimmt mit dem Unternehmen abzubilden. Je nach Geschäftsbereich werden Kunden , Versicherten-, Geschäftsvorfalls- oder Vorgangsakten benötigt. Die Umsetzung der Begriffs- und Verständniswelt der Sachbearbeitung ist von zentraler Bedeutung. Diese ist von Unternehmen zu Unternehmen, oft auch zwischen den Abteilungen eines Unternehmens verschieden.

Den Akten gemeinsam ist, dass diese in der Regel nicht bloß eine Ansammlung von Dokumenten darstellen. Informationen aus anderen Softwaresystemen und Datenbanken müssen in einem Aktendeckel konsolidiert und bereitgestellt werden. Dies gewährleistet den optimalen Überblick und gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit zur richtigen, Fall abschließenden Entscheidung. Intelligente Systeme bieten die Möglichkeit, im Kontext des Geschäftsvorfalls die benötigten Akten anzuzeigen. Je nachdem, welche Information der Mitarbeiter benötigt, wird entweder die Kunden-, Vertrags- oder Vorgangsakte geöffnet. Und dies nicht nur aus einem Postkorb heraus: Offene Schnittstellen müssen die Möglichkeit zum Aktenaufruf aus ERP-, Backoffice- und Bestandssystemen geben.

Statistik und Simulation

Eine konsequente Protokollierung der Arbeitsschritte bezogen auf den Geschäftsvorfall ist die Grundlage für umfangreiche statistische Auswertungen. Unternehmen gewinnen auf diese Weise wichtige Informationen über die Durchlaufzeiten ihrer Geschäftsprozesse. Damit sind auch aufschlussreiche Vergleiche auf Abteilungs-, Bereichs- und Unternehmensebene möglich. Schwachstellen können gezielt aufgedeckt und behoben, Verbesserungspotenziale herausgearbeitet werden. Simulationen erlauben zudem die korrekte Beurteilung von Regeländerungen. Damit werden die Fachabteilungen bereits im Vorfeld in die Lage versetzt, eine Einschätzung vornehmen zu können, wie sich beispielsweise eine umfangreiche Neukundenaktion mit entsprechendem Erfolg auf die nachfolgende Antragsbearbeitung auswirkt. Alternativszenarien können getestet und bewertet werden.

Regelwerk, Postkorb und Akte: ein effizienter Dreiklang

Ein Regelwerk, kombiniert mit intelligenten Postkorb- und Aktenlösungen, bietet ein optimales Arbeitsumfeld für die Sachbearbeitung. Mit der zuverlässigen Verteilung, optimierten Oberflächen und der entsprechenden Interaktion mit bestehenden Business Applikationen werden Prozesslaufzeiten reduziert. Gleichzeitig können Bedienkomfort und die Informationsversorgung in der Organisation gesteigert werden.

Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass der Eingriff in die Infrastruktur der Sachbearbeitung im Unternehmen von einem Change Management begleitet wird. Nur wirklich akzeptierte Veränderungen werden den gewünschten Erfolg bringen. An der gezielten Einbindung und Schulung der Mitarbeiter geht an dieser Stelle kein Weg vorbei. Und auch die arbeitspsychologischen Aspekte spielen eine Rolle. Die Fragen, wie Verteilen wir Arbeitsaufträge, nach welchen Kriterien und vor allem auch zu welchen Zeitpunkten, sind mit entscheidend für den Erfolg.

Autor: Werner Macht, macrosInnovation

Das DOKmagazin greift innovative Management- und Technologiethemen auf und bildet zentrale Themen der IT-Branche ab: Dokumenten-Management, Web- und Enterprise-Content-Management, Input- und Outputmanagement sowie Archivierung und Storage.

Die elektronische Rechnung wird von Unternehmen kaum genutzt. Viele Betriebe kennen sich mit der E-Rechnung nicht aus.
Der Einsatz elektronischer Rechnungen fristet in Österreich noch immer ein Schattendasein. Die Mehrheit der Betriebe [52,4 Prozent] erhält maximal zehn Prozent der Fakturierungen auf diesem Weg, geht aus einer Umfrage der Wirtschaftskammer Österreich [WKÖ] unter 500 Unternehmen hervor. 62 Prozent der österreichischen Unternehmen haben aber zumindest schon einmal eine E-Rechnung erhalten.

Nur 4,5 Prozent der Unternehmen erhalten mehr als drei Viertel ihrer Rechnungen elektronisch, bei nur 5,5 Prozent sind es mehr als die Hälfte bis drei Viertel aller Rechnungen. Am häufigsten trudeln E-Rechnungen in Kleinstbetrieben mit bis zu vier Mitarbeitern ein: Dort haben 69,9 Prozent schon einmal eine E-Rechnung bekommen. Am seltensten ist das bei Betrieben mit 50 bis 249 Mitarbeitern der Fall [50 Prozent].

Gesetzliche Regeln nicht bekannt
Geradezu besorgniserregend ist laut Kammer ein weiteres Ergebnis der Umfrage: Das Gros der Betriebe kennt die für die E-Rechnung geltenden gesetzlichen Regeln nicht. "Es besteht noch sehr großer Aufklärungsbedarf in Sachen E-Rechnung", sagte Hochhauser. Vor allem die rechtlichen Bestimmungen für den Vorsteuerabzug seien vielen Unternehmen noch immer nicht klar.

Konkret wusste nur ein knappes Drittel der Betriebe [32,9 Prozent], dass die E-Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen sein muss, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können.

Quelle und gesamter Artikel: futureZone.ORF.at