ABBYY, führender Hersteller von Technologien für Dokumenterkennung, Data Capture und angewandte Linguistik, kann erneut ein erfolgreiches Projekt aus dem Bereich der massenhaften Digitalisierung von Papierdokumenten vorweisen. Die internationale Anwaltskanzlei Norton Rose LLP digitalisiert nun zentral und automatisiert mit ABBYY Recognition Server.

Norton Rose LLP ist eine internationale Anwaltskanzlei mit Büros in Europa, Nahost und Asien. Mit mehr als 200 Partnern, 800 Anwälten und 1.800 Mitarbeitern weltweit verfügt die Kanzlei über vielseitige Erfahrungen in strategischen Fachbereichen wie z.B. Unternehmensfinanzierung, Bankenwesen, Versicherung, Energie und Infrastruktur, medizinische Dienstleistungen, Transport und Technologie.

Wie die meisten Anwaltskanzleien wird Norton Rose LLP bei seiner täglichen Arbeit mit Tausenden von Dokumenten überflutet. Eine große Vielfalt an Akten, Verträgen und Korrespondenz muss effizient abgelegt und aufbewahrt werden, dabei kann es sich um einseitige Faxdokumente oder aber auch um Verträge von mehreren Hundert Seiten handeln. Entscheidend ist das schnelle Wiederfinden der Dokumente bei Bedarf, denn die stundenlange Suche nach relevanten Informationen wirkt sich auf Produktivität und Profitabilität aus – und zwar sowohl die von Norton Rose LLP als auch die seiner Kunden.

Um die Digitalisierung der Dokumente voranzutreiben, entwickelte Norton Rose LLP ein System, nach dem einzelne Mitarbeiter Multifunktionsgeräte in der Nähe ihrer Arbeitsplätze nutzen, um Dokumente zu scannen oder zu kopieren und diese dann zur Konvertierung in digitale Dateiformate zu verschicken. Das Ziel war es, alle ankommenden Dokumente in das Dokumenten Management System „Interwoven Worksite“ zu integrieren. Die Herausforderung für das Norton Rose LLP IT-Team war es, eine OCR-Lösung für dieses System zu finden, die alle Anforderungen erfüllt. Erstens sollte das System eine schnelle Verarbeitung von großen Mengen von Dokumenten ermöglichen, d.h. die Technologie musste effizient sein. Zusätzlich sollten die Dokumente äußerst genau reproduziert werden, damit die digitalen Dokumente in einem Format gespeichert werden, das so genau wie möglich dem Original entspricht. Die Dateien mussten zudem ganz einfach per Schlagwortsuche zu finden sein. Auch sollte das System leicht zu bedienen und verlässlich sein, nur minimales Mitarbeitertraining erfordern und möglichst wenig Zeit für die Dokumentenverarbeitung benötigen. Schließlich sollte jeder Scan- und Versendevorgang eines Dokuments mit einem spezifischen Kundencode verbunden werden, damit die Buchhaltung alle notwendigen Informationen zur Ausstellung von Rechnungen erhält.

Konvertierung gescannter Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien mit Hilfe einer serverbasierten Lösung

Das Team für Informationstechnologie und Systemintegration von Norton Rose LLP bewertete mehrere Systeme anhand wesentlicher Kriterien: Genauigkeit der Dokumenterkennung, Stabilität, Geschwindigkeit, Effizienz, Fähigkeit zur Verarbeitung großer Mengen an Dokumenten sowie Integrationsflexibilität.

Das Team entschied sich schließlich für ABBYY Recognition Server, eine serverbasierte Lösung für Dokumentenerkennung und Umwandlung von PDFs in digitale Dateiformate. ABBYY Recognition Server zentralisiert die Verarbeitung von Dokumenten und nimmt die Verarbeitungsprozesse dabei weg von den Client-Arbeitsplätzen. Sobald ein Dokument mit einem Multifunktionsgerät erfasst wird, wird es sofort an Recognition Server geschickt, wo es dann in ein durchsuchbares PDF-Dokument konvertiert wird. Anschließend wird die Datei in die Dokumentenablage verschoben, wo sie langfristig archiviert werden kann. Basierend auf dem Kundencode, den die Mitarbeiter beim Scannen eingeben, wird der entsprechende Rechnungsbetrag auf das zugehörige Kundenkonto gebucht.

Je nach der Größe des Originaldokuments ist dieser Prozess nach wenigen Sekunden abgeschlossen. Alle Mitarbeiter haben Zugang zum Dokumenten Management System, und da alle Dokumente durch ABBYY Recognition Server verarbeitet werden, ist garantiert, dass alle Dokumente, die sich in der Datenbank befinden, durchsuchbar sind. Damit erhalten die Mitarbeiter von Norton Rose LLP mit nur einem Suchauftrag so viele und so umfangreiche Daten wie noch nie zuvor.

Die DICOM Group plc, Anbieter von Intelligent Capture & Exchange Lösungen, gab diese Woche bekannt, dass sich die Dexia Insurance Belgium für eine Kofax-basierende neue Frontoffice-Erfassungslösung entschieden hat. Diese Lösung ermöglicht die Prozessautomatisierung von Versicherungsdokumenten direkt in den Außenstellen vor Ort und nicht erst im Backoffice-Bereich. Das Tochterunternehmen der Dexia Group ist ein Versicherer in Belgien. Dexia Insurance Belgium ist spezialisiert auf Lebens- und Sachversicherungen für Einzelkunden, kleine Unternehmen, Behörden und soziale Institutionen.

Basis der neuen Frontoffice Erfassungslösung ist der Kofax Document Exchange Server. Dieser erfasst die Dokumente unmittelbar im Frontoffice-Bereich, also am Ausgangspunkt des Prozesses, und bindet die so gewonnenen Informationen in Echtzeit in transaktionale Geschäftsprozesse wie Kontoeröffnungen, Schadens- und Rechnungsprozesse sowie Auftragsbearbeitungen ein.

"Dexia Insurance Belgium ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Organisationen in transaktionsreichen Geschäftsbereichen durch Intelligent Capture & Exchange einen Wettbewerbsvorteil realisieren und ihren Kundenservice verbessern", erläutert Andrew Pery, Vice President Marketing der DICOM Group. "Seitdem wir unseren Document Exchange Server im April letzten Jahres auf den Markt gebracht haben, hat sich die Nachfrage für Lösungen dieser Art kontinuierlich gesteigert - besonders als Ergänzung zu unserer führenden Capture Plattform und unseren Software Lösungen in Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche."

Gleichzeitig bietet die vom belgischen Solutions Provider Global360 implementierte Kofax-Lösung die Möglichkeit, die in den Außenstellen von Dexia Insurance erfassten Dokumentdaten zur Bearbeitung in die Zentrale zu senden. Der Document Exchange Server ist dabei ein zentrales Element zur Synchronisierung von Kommunikationsprozessen zwischen MFPs sowie Scannern und verbindet diese direkt mit zentralen Geschäftsprozessen im Unternehmen. So gelingt es Dexia Insurance Belgium, durch schnellere Bearbeitung von Versicherungspolicen den Kundenservice zu verbessern und Wettbewerbsvorteile zu erreichen.

Regelwerke sind der Dreh- und Angelpunkt für die Prozesse, für die Verteilung von Dokumenten, Daten und Informationen. Für Unternehmen mit vielen Eingangsdokumenten birgt der Einsatz eines Regelwerks erhebliches Einsparpotenzial, wenn damit Geschäftsprozesse effizienter abgewickelt werden. In Kombination mit Postkorb- und Aktensystemen, die optimal auf den Bedarf der Sachbearbeitung anzupassen sind, werden Arbeitsprozesse automatisiert und Mitarbeiter in die Lage versetzt, umgehend und Fall abschließend zu arbeiten. Banken und Versicherungen sind Vorreiter beim Einsatz solcher Systeme, deren Einsatz jedoch keineswegs nur auf diese Branche beschränkt ist.

Das Regelwerk: Informationen und Dokumente effizient verteilen

In Unternehmen ist die Erfassung von eingehenden Dokumenten oft bereits über Scanstellen oder externe Dienstleister organisiert. Mit den entsprechenden Technologien werden gute Ergebnisse beim Auslesen der Inhalte erreicht. Die gewonnenen Daten werden in der Regel für die elektronische Archivierung verwendet. Regelwerke gehen hier einen entscheidenden Schritt weiter. Aus den Informationen wird ermittelt, wer der korrekte, verantwortliche Mitarbeiter für den jeweiligen Geschäftsvorfall ist.

Neben den Informationen aus der Organisation können für die Verteilung auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter (Teil- oder Vollzeit), die jeweilige Fachkompetenz, Zeichnungs- und Freigabeberechtigungen berücksichtigt werden. Gleiches gilt für die Anzahl der Arbeitsaufträge je Mitarbeiter. Damit ist gewährleistet, dass Arbeitsaufträge entsprechend deren Priorität zeitnah bearbeitet werden können. Die zugrunde liegenden Regeln sind je Unternehmen unterschiedlich und werden gemeinsam mit den Fachabteilungen erarbeitet.

Für den erfolgreichen Einsatz von Regelwerken gibt es drei entscheidende Kriterien:

Das Regelwerk muss flexibel sein. Nur wenn Verteilregeln beispielsweise über Konfiguration an den Bedarf der Organisation anpassbar sind, kann den Fachabteilungen Rechnung getragen werden. Die Stärke von Unternehmen liegt oft in der Gestaltung der eigenen Sachbearbeitungsprozesse. Die korrekte Unterstützung dieser Prozesse ist unbedingt notwendig.Das Regelwerk muss hoch performant, skalierbar und stabil arbeiten. Keinem Unternehmen ist damit gedient, wenn Dokumente erst Stunden nach der Digitalisierung in die Sachbearbeitung gelangen. Nicht selten müssen mehrere tausend Eingangsdokumente täglich verteilt werden. Lange Verteilzeiten verursachen unweigerlich einen Stau in der Sachbearbeitung.

Das Regelwerk muss die Nachvollziehbarkeit des Ablaufs gewährleisten. Eine durchgängige Historisierung des Ablaufs bildet die Grundlage für Prozessverbesserungen. Auf Basis der Informationen zu den einzelnen Bearbeitungsschritten können Eskalations- und Wiedervorlageroutinen aufgebaut werden. Das Reporting über Liege-, Bearbeitungs- und Abschlusszeiten ermöglicht den Vergleich von Geschäftsvorfällen, Sparten und Geschäftsbereichen.

Ein entsprechendes Regelwerk-Modell für die Verteilung kann nicht nur auf Eingangsdokumente angewendet werden. In der Praxis können Einträge aus Mail-, Backoffice- und Bestandssystemen entnommen und strukturiert verteilt werden. Regelwerke werden damit zu einem zentralen Baustein des Arbeitsmanagements in Unternehmen und bilden die Basis für einen zentralen Sachbearbeitungsclient.

Postkörbe: der zentrale Arbeitsplatz für die Sachbearbeitung

Die Informationen, die vom Regelwerk verteilt werden, landen in elektronischen Postkörben. Entsprechend der Unternehmensorganisation sollte hier die Möglichkeit bestehen, Team-, Themen- und Einzelsachbearbeiter-Postkörbe darzustellen. An der zentralen Schaltstelle sieht der Mitarbeiter,welche Dokumente neu eingegangen sind, welche Vorgänge oder Geschäftsvorfälle auf Wiedervorlage stehen, welche To-do’s zu erledigen sind und welche Informationen er für die Bearbeitung benötigt. Der Postkorb ist das Cockpit, aus dem heraus die Sachbearbeitung erfolgt. Die Geschäftsvorfälle stehen strukturiert, priorisiert und unabhängig vom Eingangskanal zur Verfügung. Wichtig ist die optimale Anpassung an den Bedarf der Sachbearbeiter. Da es hier um die effiziente Bearbeitung geht, müssen die Oberflächen und Funktionen ergonomisch und für den jeweiligen Geschäftsvorfall optimal ausgestaltet werden. Jeder Klick zu viel geht zu Lasten der Produktivität.

Der Anschluss des Postkorbs an bestehende Anwendungssysteme ist eine weitere Voraussetzung für den Projekterfolg. Unabhängig davon, ob es sich um Bestandssysteme auf Host-Basis, Client-Server-Anwendungen oder browserbasierte Systeme handelt: Vom Postkorb aus müssen die Anwendungen im Kontext des Geschäftsvorfalls aufgerufen und gesteuert werden. Das beschleunigt die Sachbearbeitung, vermeidet "Copy & Paste"-Aktionen und liefert optimale Arbeitsergebnisse.

Elektronische Akten: Basis für sichere Entscheidungen

Für die Sachbearbeitung ist das einzelne, für sich betrachtete Eingangsdokument oft nicht ausreichend. Der Mitarbeiter benötigt weitere Dokumente, Daten und Informationen. Die notwendige Verzahnung des Postkorbs mit den Bestandssystemen wurde bereits aufgezeigt. Der Zugriff auf die entsprechenden Akten ist ein weiterer Baustein für eine effiziente Sachbearbeitung. Der Begriff "Akte" ist abgestimmt mit dem Unternehmen abzubilden. Je nach Geschäftsbereich werden Kunden , Versicherten-, Geschäftsvorfalls- oder Vorgangsakten benötigt. Die Umsetzung der Begriffs- und Verständniswelt der Sachbearbeitung ist von zentraler Bedeutung. Diese ist von Unternehmen zu Unternehmen, oft auch zwischen den Abteilungen eines Unternehmens verschieden.

Den Akten gemeinsam ist, dass diese in der Regel nicht bloß eine Ansammlung von Dokumenten darstellen. Informationen aus anderen Softwaresystemen und Datenbanken müssen in einem Aktendeckel konsolidiert und bereitgestellt werden. Dies gewährleistet den optimalen Überblick und gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit zur richtigen, Fall abschließenden Entscheidung. Intelligente Systeme bieten die Möglichkeit, im Kontext des Geschäftsvorfalls die benötigten Akten anzuzeigen. Je nachdem, welche Information der Mitarbeiter benötigt, wird entweder die Kunden-, Vertrags- oder Vorgangsakte geöffnet. Und dies nicht nur aus einem Postkorb heraus: Offene Schnittstellen müssen die Möglichkeit zum Aktenaufruf aus ERP-, Backoffice- und Bestandssystemen geben.

Statistik und Simulation

Eine konsequente Protokollierung der Arbeitsschritte bezogen auf den Geschäftsvorfall ist die Grundlage für umfangreiche statistische Auswertungen. Unternehmen gewinnen auf diese Weise wichtige Informationen über die Durchlaufzeiten ihrer Geschäftsprozesse. Damit sind auch aufschlussreiche Vergleiche auf Abteilungs-, Bereichs- und Unternehmensebene möglich. Schwachstellen können gezielt aufgedeckt und behoben, Verbesserungspotenziale herausgearbeitet werden. Simulationen erlauben zudem die korrekte Beurteilung von Regeländerungen. Damit werden die Fachabteilungen bereits im Vorfeld in die Lage versetzt, eine Einschätzung vornehmen zu können, wie sich beispielsweise eine umfangreiche Neukundenaktion mit entsprechendem Erfolg auf die nachfolgende Antragsbearbeitung auswirkt. Alternativszenarien können getestet und bewertet werden.

Regelwerk, Postkorb und Akte: ein effizienter Dreiklang

Ein Regelwerk, kombiniert mit intelligenten Postkorb- und Aktenlösungen, bietet ein optimales Arbeitsumfeld für die Sachbearbeitung. Mit der zuverlässigen Verteilung, optimierten Oberflächen und der entsprechenden Interaktion mit bestehenden Business Applikationen werden Prozesslaufzeiten reduziert. Gleichzeitig können Bedienkomfort und die Informationsversorgung in der Organisation gesteigert werden.

Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass der Eingriff in die Infrastruktur der Sachbearbeitung im Unternehmen von einem Change Management begleitet wird. Nur wirklich akzeptierte Veränderungen werden den gewünschten Erfolg bringen. An der gezielten Einbindung und Schulung der Mitarbeiter geht an dieser Stelle kein Weg vorbei. Und auch die arbeitspsychologischen Aspekte spielen eine Rolle. Die Fragen, wie Verteilen wir Arbeitsaufträge, nach welchen Kriterien und vor allem auch zu welchen Zeitpunkten, sind mit entscheidend für den Erfolg.

Autor: Werner Macht, macrosInnovation

Das DOKmagazin greift innovative Management- und Technologiethemen auf und bildet zentrale Themen der IT-Branche ab: Dokumenten-Management, Web- und Enterprise-Content-Management, Input- und Outputmanagement sowie Archivierung und Storage.

Für insgesamt drei Millionen Euro, davon 1,7 Millionen Euro in bar, übernimmt die belgische I.R.I.S. Group das deutsche Softwarehaus Docutec AG aus Aachen. Günter Hensges, Chief Eexcutive Officer von Docutec, erklärte anlässlich der bereits abgeschlossenen Übernahme, das diese ein Vorgriff auf eine mittelfristig zu erwartende Konsolidierung des Marktes für Posteingangslösungen sei, den sich wenige große Anbieter teilen werden. Es sei daher wichtig gewesen, mit einem Partner zusammenzugehen. I.R.I.S. ist auf OCR-Software zur Texterfassung und Scanner spezialisiert. Das Unternehmen mit seinen 400 Mitarbeitern betreut nach eigenen Angaben über 900 Großkunden. Im vergangenen Jahr erwirtschaftetet I.R.I.S 86 Millionen Euro an fünf Standorten.

Die heutige Docutec entstand 1997 im Rahmen eines Management-Buyouts und entwickelt Lösungen für die digitale Postverwaltung, insbesondere für die Rechnungseingangsverarbeitung. Kernprodukt ist die Erkennungssoftware "Docutec Xtract for Documents ". Das Aachener Softwarehaus hat 30 Mitarbeiter und erwirtschaftete 2006 einen Umsatz von 3,7 Millionen Euro. Zu den Kunden zählen hierzulande die Bäckereikette Kamps, Douglas, der Hersteller von Foto- und Spezialpapier Felix Schoeller sowie Festo und Hagebau. Die Kerntechnologien von I.R.I.S und Docutec ergänzen sich laut Angaben beider Unternehmen.

Quelle und gesamter Artikel: COMPUTERWOCHE.de

Heute, also am 17.10.2007, fanden zwei Praxis-Workshops in Wien statt. Beide wurden von mir als Referent geleitet. Vormittag ging es um die "Klassifikation im Dokumenten-Management", Nachmittags um den "digitalen Posteingang". Die Wahl beide Veranstaltungen auf einen Tag zu legen, wurde aufgrund der fachlichen Nähe der beiden Schwerpunkte auch von den Teilnehmern als sinnvoll goutiert. Schließlich ist die Klassifikation einer der Erfolgsfaktoren einer erfolgreichen Posteingangsverarbeitung.

Hier eine kleine Auswahl der Fragestellungen der Teilnehmer:

• Wie hoch ist Erkennungsrate einer automatischen Klassifikation bei eingescannten Eingangsdokumenten?
• Wer klassifiziert bzw. attributiert die Dokumente in der Praxis? Der Posteingang, das Abteilungs-Sekretariat, der Sachbearbeiter?
• Welche Funktionalität der Klassifikation sowie der Abbildung von Schlagwortkatalogen sollte eine moderne ECM-Lösung aufweisen?
• Wie hängt das "Tagging" im modernen Web (Web 2.0) mit der Klassifikation im Unternehmensbereich zusammen?
• Wie und was muss man analysieren, damit man entsprechende Klassen, Typen, Metadaten,... festlegen kann?
• Wie dokumentiert man die Klassifizierung, Typisierung von Dokumenten? Welche Eigenschaften und Strukturen müssen festgehalten werden?
• Welche Argumente bzw. Nutzen lassen sich bei der Posteingangsverarbeitung konkret darstellen? Gibt es ROI-Betrachtungen?
• Wie kann eine optimale Einführung einer Posteingangsverarbeitung aussehen? Wo beginnt man, wie breitet man die Lösung aus?
• Was wird denn nun in der Praxis wirklich gescannt? Und was wird immer in Papierform im Unternehmen verteilt?
• Welche Produkte/Anbieter sind am österreichischen Markt präsent?
• Und überhaupt: Wie bekommt man die Anwender dazu, die elektronischen Dokumente endlich zu akzeptieren und eine Abkehr vom Papier zu motivieren?

Und zusätzlich standen wieder mal viele Fragen rund um die rechtlichen Aspekte im Raum:

• Ist unsere Unternehmen durch die Compliance beeinflusst? Und wenn ja, wo ist dies dokumentiert?
• Was ist nun mit der EU Richtlinie 8? Wann tritt diese in Kraft und welche Auswirkungen hat sie auf unser Unternehmen?
• Was muss/kann man alles revisionssicher (dokumentenecht) elektronisch ablegen bzw. aufbewahren?
• Gibt es Dokumente, welche grundsätzlich auch im Papierformat aufbewahrt werden müssen?
• Welche Posteingangsstücke kann man zentral öffnen, welche müssen verschlossen an den Empfänger weitergeleitet werden?
• Gelten Signaturen auch dann, wenn sie bereits abgelaufen sind, der Dokumenteneingang jedoch noch mit gültiger Signatur stattgefunden hat?

Wie immer waren auch diese beiden Praxis-Workshops für mich total spannend. Denn immer wieder tauchen auch neue Fragen, aber auch (für mich) neue Implementierungs- und Einführungs-/Betriebskonzepte auf. Also lernen nicht nur meine Teilnehmer etwas, sondern auch der Berater ;-)