Die STIEBEL-ELTRON-Gruppe beschleunigt jetzt ihre Prozesse im Rechnungswesen mit einer SAP-integrierten Lösung von ReadSoft. Rund 70.000 Eingangsrechnungen jährlich sollen mit Funktionalitäten für Rechnungserfassung, Prüf- und Genehmigungsverfahren sowie Monitoring verarbeitet werden. Hierzu kommen die Basislösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, sowie die zertifizierten SAP-Add-ons Web Cycle für den Workflow und Invoice Cockpit als übersichtliche Rechnungsplattform für den Kreditorenbuchhalter zum Einsatz.

Um den Prozess regelmäßig zu überprüfen sowie mögliche Schwachstellen und Effizienzpotenziale zu identifizieren, wurde zusätzlich das Add-on Analyzer erworben. Auf Knopfdruck werden zahlreiche intelligente statistische Auswertungen durchgeführt und so eine zielgerichtete Prozessoptimierung gewährleistet. Die Lösung stellt eine kontinuierliche Übersicht zur Qualität der Prozesse sowie das Monitoring erreichter Automatisierungsgrade sicher.

Differenzen zum Beispiel in Menge oder Preis können durch entsprechende Maßnahmen bereits in vorgelagerten Prozessen ausgeschlossen werden. Über Web Cycle wird zukünftig ein Großteil der Mitarbeiter bei STIEBEL ELTRON in den elektronischen Rechnungsprozess für Genehmigungen und Rechnungsklärungen einbezogen. Die Gesamtlösung soll die Abläufe im Rechnungswesen des Unternehmens weitgehend automatisieren und gleichzeitig transparenter machen.

STIEBEL ELTRON bietet komfortable Lösungen rund um die Themen Erneuerbare Energien, Warmwasser, Klima und Raumheizung - und gehört in vielen Bereichen zu den Marktführern. Der Hauptsitz des mittelständischen Unternehmens in Familienbesitz befindet sich in Holzminden in Süd-Niedersachsen.

"Die Entscheidung von STIEBEL ELTRON für unsere branchenübergreifend bewährten Lösungen für Rechnungseingang und Dokumentenverarbeitung stellt unter Beweis, dass Software von ReadSoft mittelstandstauglich ist", kommentiert ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl den erfolgreichen Abschluss. "Wir legen größten Wert auf einfache Handhabung, komfortables SAP-Look-and-Feel und damit hohe Nutzerakzeptanz." Diese Kriterien haben das Projektteam bei STIEBEL ELTRON nachhaltig überzeugt.

Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung könnte die deutsche Wirtschaft rund 54 Millionen Euro einsparen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Universität Hannover. Doch noch gelangen die meisten Rechnungen auf dem altbewährten Postweg zum Empfänger.

In diesem Jahr werden etwa sechs Milliarden Rechnungen von Unternehmen in Deutschland mit der Post verschickt. Mit elektronischen Rechnungen könnten sie ihre Kosten bis zu 90 Prozent reduzieren, wie die Wirtschaftsinformatiker der Uni Hannover schätzen. In einem dreijährigen Forschungsprojekt gehen die Wissenschaftler den Ursachen für die zögerliche Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung auf den Grund.

Erste Untersuchungen bei Produktions- und Handelsunternehmen zeigen, dass bislang noch rund 90 Prozent der Rechnungen in Papierform ausgestellt werden. Nur knapp jede zehnte wird mittels Electronic Data Interchange (EDI) ausgetauscht und nur eine von hundert per Fax oder E-Mail übermittelt.

Für ein Drittel der Befragten ist mangelndes Interesse auf Seiten der Versender der Hinderungsgrund Nummer Eins für eine rasche Umstellung auf den elektronischen Austausch. Fast ein Viertel sieht generell noch keinen Bedarf vom Papier loszukommen. Ursache dafür ist laut Einschätzung der Wissenschaftler ein weitreichender Kenntnismangel bei den potenziellen Nutzern.

Die Analyse zeigt, dass diese Unkenntnis der User oft mit der komplexen Steuer- und Signaturgesetzgebung hierzulande zusammenhängt. Möglichkeiten und Anforderungen des E-Invoicing sind meistens gar nicht oder nur unzureichend bekannt. Trotzdem können sich bereits jetzt fast drei Viertel der befragten Unternehmen vorstellen, Verfahren zur elektronischen Rechnungsstellung einzuführen.

Quelle und gesamter Artikel: CIO.de

Als eines der größten Schweizer Handelsunternehmen vertraut auch die Migros-Genossenschaft-Bund MGB bei der automatisierten Rechnungsbearbeitung auf Invoice CENTER für SAP von Captaris Document Technologies. Das System verarbeitet in einem ersten Schritt rund 150.000 Rechnungen in drei Industriebetrieben pro Jahr und wird weiter ausgebaut. Captaris Document Technologies hieß bis Januar 2008 Océ Document Technologies und ist eine 100%ige Tochter der US-Firma Captaris Inc.

Gestartet wird mit drei Industriebetrieben der Migros: Bischofszell Nahrungsmittel AG, Micarna SA und Chocolat Frey. Das hier anfallende Rechnungsaufkommen zu bearbeiten, bedeutet rund 700 Rechnungen täglich zu prüfen, zu analysieren und zu buchen. Alle bei den Unternehmen der Migros eingehenden Rechnungen werden dabei dezentral pro Standort gescannt und revisionssicher im angeschlossenen Archiv gespeichert. Die archivierten Dokumente sind mit der Buchung verknüpft, jederzeit reproduzierbar und können bei Bedarf ausgedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. Ein Verlust von Dokumenten ist damit ausgeschlossen. Die Datenextraktion und -analyse übernimmt die in Invoice CENTER integrierte Dokumentenanalyse-Software DOKuStar. Komplettiert wird die Gesamtlösung vom bewährten Genehmigungsworkflow „Invoice Cycle“, mit dem Kontierungen und Genehmigungen für Rechnungen auf der Basis der E-Mail- und Webinfrastruktur von Migros durchgeführt werden können. Eingeführt wird das System mit der umfassenden Standardfunktionalität von Invoice CENTER für SAP, welche die Projektverantwortlichen der Migros überzeugt hat. Nach der Einführung der ersten drei Industriebetriebe wird Invoice CENTER für SAP auf die weiteren Betriebe der Migros ausgerollt.

Durch Invoice CENTER für SAP reduziert sich nicht nur die eigentliche Erfassungs- und Durchlaufzeit einer Rechnung, sondern auch die Einarbeitungszeit für die Administratoren und Rechnungsprüfer, denn es muss kein zusätzliches IT-System installiert werden und der Sachbearbeiter bleibt während des gesamten Prozesses in seiner gewohnten SAP-Umgebung.

Invoice CENTER ist branchenneutral und international einzusetzen. So arbeiten neben Migros bereits mehrere Schweizer Unternehmen mit Invoice CENTER von Captaris Document Technologies, z. B.: SBB, Lindt & Sprüngli, Die Post, SFS Holding, Swisscom, CKW, Raiffeisen usw.

Top Image Systems Ltd., ein führender Anbieter von Datenerfassungslösungen, hat mit dem Schweizer Telekommunikationsunternehmen Sunrise einen weiteren namhaften Kunden gewonnen. Sunrise wird die Lösung von TIS für die automatisierte Bearbeitung seiner jährlich rund 120.000 Rechnungen nutzen. Die eFLOW Plattform unterstützt das Unternehmen insbesondere bei der Einhaltung der strengen Vorgaben der Schweizer Rechnungsprüfung. Weiterhin wurde für das Projekt eine eFLOW-Standardschnittstelle zum Opentext Workflow für die SAP Rechnungsprüfung eingerichtet.

In dem konkurrenzbetonten Markt der Telekommunikation ist es besonders wichtig, ein faires Preis-Leistungsverhältnis für die Kunden zu schaffen. Um Kosten zu reduzieren und Abläufe zu optimieren hat Sunrise sich daher für die Einführung einer Lösung zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung entschieden.

Jährlich gehen dort etwa 120.000 Rechnungs- und Bankbelege ein, die entsprechend den umfangreichen gesetzlichen Regulierungen der Schweizer Rechnungsprüfung verarbeitet werden müssen. Dank hoher Flexibilität und ausgefeilter Lernalgorithmen können solche Spezifika mit der eFLOW–Plattform von TIS und dem darin eingebundenen Modul eFLOW InvoiceReader berücksichtigt werden.

„Die flexiblen Funktionalitäten des eFLOW InvoiceReaders, wie die automatische Poolzuordnung in der Buchhaltung und die Möglichkeit der Integration weiterer Belegarten, waren ausschlaggebend für die Entscheidung für TIS“, stellt Rolf Geissbühler, Project Leader Finance & Corporate Centers bei Sunrise, fest.

In diesem Projekt kommt zudem eine neue Standardschnittstelle von eFLOW zum bei Sunrise genutzten Opentext Workflow „SAP Rechnungsprüfungsworkflow Accounts Payable“ zum Tragen. Somit lässt sich eFLOW problemlos in die vorhandene Umgebung einbinden. Opentext ist der weltweit größte unabhängige Anbieter von Enterprise-Content-Management-Software. Die Lösungen des Unternehmens managen Informationen für alle Arten von Geschäfts-, Compliance- und Branchenanforderungen in den weltweit größten Unternehmen, Regierungsbehörden und Kanzleien. Opentext unterstützt aktuell rund 46.000 Kunden und Millionen von Anwendern in 114 Ländern und zwölf Sprachen.

Michael Schrader, Geschäftsführer TIS Deutschland, zeigt sich zuversichtlich: „Wir haben mit diesem Auftrag einen weiteren großen Kunden in der Schweiz gewonnen und bewiesen, dass wir mit der eFLOW Plattform unsere Marktstellung im deutschsprachigen Raum weiter ausbauen.“ Er fährt fort: „Die neue Verwendung einer Standardschnittstelle zum Opentext Workflow eröffnet zudem weitere interessante Geschäftsmöglichkeiten.“

Das Rechenzentrum der Wiener Stadtverwaltung sorgt für die optimale Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologie im Magistrat. Mit einem der größten Computernetze Europas schafft die Magistratsabteilung (MA) 14 die technischen Grundlagen für ca. 35.000 Magistratsbedienstete.

Um den Umfang der Papierrechnungen zu reduzieren, schuf die MA 14, in Abstimmung mit dem Rechnungsamt der Stadt Wien (MA 6), die Voraussetzungen für elektronische Rechnungslegungen. Rechnungen werden digital signiert empfangen, auf ihre Gültigkeit geprüft und anschließend sicher im Archiv-System abgelegt. Die Stadt Wien stellt ihren Lieferanten ein Webportal zur Verfügung, auf dem sie ihre digitalen Rechnungen übermitteln können.

Für die Anbindung an das Portal, die automatische Verteilung und die Verwaltung der Schnittstellen führte die MA 14 SAP NetWeaver Exchange Infrastructure ein. SAP NetWeaver XI stellt ein Toolset zur Verfügung um neue Schnittstellen zu entwickeln und zu warten. Unterstützt werden dabei auch non-XML Formate. Content Based Routing sorgt für die Ermittlung des Empfängers und basierend auf dieser Logik wird dann eine Formatkonvertierung vorgenommen. SAP NetWeaver XI ruft die Rechnungen der Stadt Wien periodisch ab und verarbeitet diese durch Aufruf diverser Web-Services. Zunächst wird die Gültigkeit der Signaturen überprüft, die Rechnungen werden archiviert und danach aufgrund von Rechnungsmerkmalen auf verschiedene Backendsysteme an die entsprechenden Stellen verteilt. Rechnungen werden automatisch vervollständigt. Aufgrund des Inhaltes muss entschieden werden, in welches SAP-System die Daten weiter gegeben werden. Die gesamte Verteilung und Steuerung wird über SAP NetWeaver XI (PI) abgewickelt. Die Entscheidung der Stadt Wien für SAP NetWeaver XI (PI) erfolgte aufgrund mehrerer Kriterien. Da SAP NetWeaver XI (PI) nicht nur Web-Protokolle, sondern auch IDOC unterstützt, ist eine Anbindung an unterschiedliche Systemlandschaften möglich. Nach einer intensiven Evaluierungsphase entschied sich die MA 14 auch wegen der Flexibilität und der weiteren Einsatzmöglichkeiten für SAP NetWeaver XI (PI).

„SAP NetWeaver XI (PI) hat wesentliche Vorteile in Bezug auf die Integration der unterschiedlichen Protokollvarianten, wir können auf Rechnungsverläufe eingehen, Archivierungen asynchron anstoßen und über SAP NetWeaver XI (PI) Monitoring den gesamten Prozess nachvollziehen“, fasst Bernd Wünschek die Vorteile zusammen.

Quelle und gesamter Artikel: COMPUTERWELT.AT

Die elektronische Rechnung wird von Unternehmen kaum genutzt. Viele Betriebe kennen sich mit der E-Rechnung nicht aus.
Der Einsatz elektronischer Rechnungen fristet in Österreich noch immer ein Schattendasein. Die Mehrheit der Betriebe [52,4 Prozent] erhält maximal zehn Prozent der Fakturierungen auf diesem Weg, geht aus einer Umfrage der Wirtschaftskammer Österreich [WKÖ] unter 500 Unternehmen hervor. 62 Prozent der österreichischen Unternehmen haben aber zumindest schon einmal eine E-Rechnung erhalten.

Nur 4,5 Prozent der Unternehmen erhalten mehr als drei Viertel ihrer Rechnungen elektronisch, bei nur 5,5 Prozent sind es mehr als die Hälfte bis drei Viertel aller Rechnungen. Am häufigsten trudeln E-Rechnungen in Kleinstbetrieben mit bis zu vier Mitarbeitern ein: Dort haben 69,9 Prozent schon einmal eine E-Rechnung bekommen. Am seltensten ist das bei Betrieben mit 50 bis 249 Mitarbeitern der Fall [50 Prozent].

Gesetzliche Regeln nicht bekannt
Geradezu besorgniserregend ist laut Kammer ein weiteres Ergebnis der Umfrage: Das Gros der Betriebe kennt die für die E-Rechnung geltenden gesetzlichen Regeln nicht. "Es besteht noch sehr großer Aufklärungsbedarf in Sachen E-Rechnung", sagte Hochhauser. Vor allem die rechtlichen Bestimmungen für den Vorsteuerabzug seien vielen Unternehmen noch immer nicht klar.

Konkret wusste nur ein knappes Drittel der Betriebe [32,9 Prozent], dass die E-Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen sein muss, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können.

Quelle und gesamter Artikel: futureZone.ORF.at

Auf der diesjährigen CeBIT 2008 (4.-9. März) stellt ReadSoft sein SAP-Add-on Process Director sowie die Verarbeitung elektronisch eintreffender Rechnungen ("E-Invoice") in den Mittelpunkt. Der Process Director erweitert die Funktionalität des SAP-Systems um eine möglichst automatisierte, effiziente und transparente Abwicklung des Beschaffungsprozesses. Mit ihrer E-Invoice-Lösung ergänzt ReadSoft darüber hinaus seine klassische Gesamtlösung aus DOCUMENTS for Invoices, Invoice Cockpit und Web Cycle um die compliance-gerechte Verarbeitung der elektronischen Rechnungen inklusive der Signaturprüfung. Gemeinsam mit dem Dortmunder Unternehmen LogAgency GmbH hat ReadSoft diese durchgängige Lösung entwickelt, die die Bearbeitung aller eingehenden Rechnungen unter einer komfortablen Benutzeroberfläche ermöglicht.

Integration einzelner Subprozesse
Der Process Director integriert alle externen Dokumente in den SAP-internen Arbeitsfluss. So wird sichergestellt, dass der Prozessfluss bei Standarddokumenten nicht unterbrochen wird. Die Dokumente werden gegen SAP-Stamm- und Bewegungsdaten geprüft und, sofern sie konsistent sind, automatisch verarbeitet. Darüber hinaus ermöglicht der Process Director die Korrektur fehlerhafter Dokumente und damit deren schnelle Online-Verarbeitung. Innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses lassen sich so Vorgänge von der Bedarfsanmeldung über den Rechnungseingang bis zur Zahlung abwickeln. Einzelne Subprozesse, die beispielsweise im Intranet, über SAP oder einen Browser starten können, verwebt der Process Director bei Bedarf mit dem Workflow Web Cycle zu einem durchgängigen Ganzen. Alle Prozessbeteiligten können so in die Abläufe eingebunden werden.

Compliance-konforme Verarbeitung elektronischer Rechnungen
Die gemeinsam von ReadSoft und LogAgency realisierte E-Invoice-Lösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch. Die Software erstellt und verifiziert Signaturen und verarbeitet alle gängigen Formate wie XML, EDI, iDoc und PDF. Elektronisch empfangene Rechnungen werden auf Integrität und Authentizität überprüft. Anschließend erhält der Empfänger einen Verifikationsreport. Dieses Dokument sowie die Rechnung einschließlich der Signatur lassen sich über eine E-Mail- oder dateibasierte Schnittstelle weiter verarbeiten. Hierfür kommen die Standard-Lösungskomponenten zum Einsatz, wie DOCUMENTS for Invoices und das Invoice Cockpit als übergreifende Plattform für den Rechnungseingang. Der Web Cycle für interne Prüf- und Genehmigungsverfahren kann optional ebenfalls in die Gesamtlösung integriert werden.

Alle fünf Landeskrankenhäuser der Vorarlberger Krankenhausbetriebsges.m.b.H. verbuchen seit kurzem ihre Eingangsrechnungen automatisch in SAP. Parallel dazu werden die kaufmännischen Belege mit der entsprechenden elektronischen Patientenakte revisionssicher in DocuWare archiviert.

Mussten im LKH Feldkirch früher circa 23.000 Lieferscheine jährlich per Hand rund 45.000 Eingangsrechnungen zugeordnet werden, so gelangen die Belege heute nach Eingang per Post in einen digitalen Workflow. Über DocuWare CONNECT to SAP werden – parallel zur revisionssicheren Ablage im zentralen Dokumenten-Pool – die eingescannten Informationen vollautomatisch per Optical Character Recognition (OCR) und Freeform-Erkennung analysiert und als strukturierte Datensätze an die betriebswirtschaftliche Lösung weitergeleitet. Die Durchlaufzeit der Rechnungen vom Scannen bis zur endgültigen Verbuchung konnte von vier auf durchschnittlich zwei Tage reduziert werden. Alle Dokumente sind direkt aus SAP heraus aufrufbar und aus Gründen der Ausfallsicherung auch direkt in DocuWare recherchierbar.

Seit März 2007 arbeitet das Landeskrankenhaus (LKH) Feldkirch produktiv mit einer elektronischen Patientenakte (EPA). Realisiert wurde die EPA durch Integration des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare in das Krankenhausinformationssystem (KIS) Patidok und in darauf aufsetzende medizinische Programme sowie in die betriebswirtschaftliche SAP-Lösung. Ziel des unter Federführung von Mag. Harald Keckeis in Feldkirch gestarteten Projekts war die konsequente Einbindung papierbasierter Dokumente in den elektronischen Informationsfluss.

Die elektronische Patientenakte
Als Informationsbasis der EPA dient in Feldkirch das papierbasierte Archiv der Jahrgänge 2003 bis 2006, das in Scan-Dienstleistung digitalisiert wurde. Neben klassischen Textdokumenten umfasst eine Krankengeschichte auch grafische Darstellungen wie EKG-Kurven, Ultraschallbilder und Fieberkurven in DIN A3 und größeren Formaten. Inzwischen befinden sich mehr als 120.000 Krankengeschichten mit über fünf Millionen Seiten im DocuWare-Archiv. Aktuelle Patientenakten sollen künftig binnen fünf Werktagen digitalisiert werden.

Das Landeskrankenhaus Feldkirch gehört zur Vorarlberger Krankenhausbetriebsges.m.b.H. und ist Vorreiter bei der EPA-Einführung. Auch im benachbarten Rankwell ist die elektronische Patientenakte bereits im Einsatz; sukzessive erfolgt der Rollout in den angeschlossenen Kliniken Hohenems, Bludenz und Bregenz. Der Eingangsrechnungs-Workflow mit DocuWare ist jedoch seit Ende 2007 in allen Vorarlberger Krankenhäusern live.

Österreichische Unternehmer dürfen weiterhin Rechnungen per Fax versenden, die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen. Ursprünglich sollten ab Anfang 2006 nur noch Telefaxe mit elektronischer Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen. Da solche Geräte aber praktisch nirgends eingesetzt werden, wurde jährlich eine Ausnahmeregelung für ein Jahr geschaffen. Und so enthält auch der Wartungserlass 2007 zur Umsatzsteuerrichtlinie 2000 in seiner Randziffer 1564 einen entsprechenden Satz: "Bis zum Ende des Jahres 2008 können Rechnungen weiterhin mittels Fernkopierer (Telefax) übermittelt werden."

Die weit verbreitete Praxis, Faktura ohne elektronische Signatur per E-Mail zu übermitteln, ist erlasswidrig und kann den Empfänger teuer zu stehen kommen. Die übliche Methode, unsignierte PDF-Dokumente auszudrucken und abzulegen, ist laut Finanzministerium unzulässig.

In Randziffer 1691 des Erlasses wird festgelegt, dass elektronische Inlands-Flugtickets als vorsteuerabzugsberechtigende Rechnungen gelten, "wenn gewährleistet ist, dass eine Belastung auf einem Kunden- oder Kreditkonto erfolgt und systemmäßig sichergestellt ist, dass ein Doppelausdruck von Flugscheinen unterbunden ist bzw. allenfalls angeforderte Duplikate als solche gekennzeichnet werden. Auf Grundlage des ausgedruckten 'Original'-Flugscheines kann der Vorsteuerabzug vorgenommen werden."