Die explosionsartige Zunahme von E-Mails stellt Unternehmen vor Probleme mit Speicherplatz und gesetzlichen Aufbewahrungsregeln.
Die Zunahme an E-Mails und die immer größeren Anhänge übertreffen alle Prognosen. Untersuchungen der Radicati Group gehen davon aus, dass ein Geschäftsanwender 2005 täglich 133, im Jahr 2009 aber bereits 160 E-Mails sendet und empfängt. IDC schätzt, dass das jährliche Volumen der geschäftlichen E-Mails 2007 ungefähr 5 Exabyte betrug (1 Exabyte entspricht einer Milliarde Gigabytes). Damit hätte sich das Volumen über zwei Jahre nahezu verdoppelt.

Nach einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Bearingpoint sind Speicherplatz sparen, E-Mails als Teil der Geschäftskorrespondenz aufbewahren und gesetzlichen Vorschriften genügen auch in Deutschland die wesentlichen Motive für E-Mail-Archivierung. All diese Gründe erfordern ein organisatorisches Konzept, wie elektronische Nachrichten gespeichert werden, und Software, die entsprechende Funktionen bietet.
Viele Unternehmen gehen jedoch bisher einen anderen Weg. Sie beschränken die Größe der persönlichen Mailboxen und zwingen damit ihre Mitarbeiter, ihre Nachrichten in persönlichen Mail-Dateien zu speichern. Doch auch dann verbrauchen sie lokal oder im Firmennetz Speicherplatz. Von Datensicherheit, von Zugriff auf kritische Informationen, von E-Mail-Management nach Compliance-Vorschriften kann in solchen Fällen natürlich keine Rede sein. Dazu braucht es ein leistungsfähiges Produkt zum E-Mail Management.

Architektonisch sind E-Mail-Management-Produkte so aufgebaut, dass meist ein Server-Modul mit dem E-Mail-System verbunden ist und die Ablage der Nachrichten und Anhänge in einem eigenen oder in einem Fremd-Repository steuert. In der Regel gibt es noch eine Client-Komponente, mit der der Anwender selbst E-Mails ablegen und recherchieren kann. Entstanden sind die meisten Systeme, um Speicherplatz zu sparen. Dafür werden in der Regel zwei wesentliche Funktionen zur Verfügung gestellt. Einerseits wird es dem Anwender ermöglicht, aus seinem E-Mail-Client heraus selbst Nachrichten und Anhänge zu archivieren. Die entsprechenden Befehle lassen sich über die Menüleiste oder die rechte Maustaste zur Verfügung absetzen.

Der Endanwender entscheidet hierbei selbst, welche E-Mails er archivieren möchte und ob nur der Anhang oder auch die Nachricht selbst weggespeichert werden soll. Das Ablegen kann dabei automatisch geschehen, oder aber es erscheint eine Dialogmaske, die den Anwender dazu auffordert, die E-Mail mit Schlagwörtern zu beschreiben und Zugriffsrechte zu vergeben.

Daneben gibt es die Server-gesteuerte Archivierung, bei der E-Mails vor allem nach den Kriterien Größe und Alter automatisiert abgelegt werden. Dabei werden Regeln definiert, die eine Archivierung für alle Nachrichten veranlassen, die beispielsweise größer als 100 KB sind, Anhänge über 1 MB haben oder älter als 30 Tage sind.
Das Versenden von E-Mails und insbesondere von Anhängen an mehrere Empfänger führt dazu, dass sich der Speicherbedarf vervielfacht. Ein und dieselbe Nachricht wird mehrmals gespeichert, lokal in den Postkörben der Empfänger sowie auf einem oder mehreren Servern. Deshalb gehört ein zuverlässiger Deduplikationsmechanismus zu den unverzichtbaren Funktionen einer leistungsfähigen E-Mail-Archivierungslösung, weil er sicherstellt, dass E-Mails und Anhänge nur einmal im Repository gespeichert werden.

Quelle und gesamter Artikel: COMPUTERWOCHE.de

Das neue Release 3.3 der E-Mail Archive Appliance EMA® erlaubt jetzt erstmals eine direkte Anbindung an ein SAN (Storage Area Network) über Fibre Channel oder iSCSI. Mit dem in EMA® integrierten Volumemanager lassen sich sogar verschiedene Speichertechnologien miteinander kombinieren und dynamisch verwalten. EMA® nutzt für die Anbindung mit iSCSI die eigenen Netzwerkkarten. Für Verbindungen über Fibre Channel kommt dagegen ein zertifizierter QLogic Fibre Channel HBA zum Einsatz. Mit der Fibre Channel-Unterstützung lassen sich darüber hinaus auch frühere EMA® S400-Modelle nachrüsten (mit schwarzer Frontblende).

Über die optional erhältliche EMA®-Erweiterung "Single Sign-On" (SSO) können Benutzer sicher und komfortabel auf ihr EMA®-Konto zugreifen, ohne sich erneut mit ihrem Benutzernamen und Kennwort anmelden zu müssen. Unterstützt werden Anmeldeprozesse unter anderem über SSL-Client-Zertifikate, Smartcards, Kerberos, NTLM oder Ticket-Server.

Wie bisher erkennt EMA® nach der Inbetriebnahme intelligent und ohne administrativen Aufwand alle E-Mail-Adressen selbständig und legt auf dieser Basis EMA®-Konten an. Mit der neuen Version können diese jetzt auch zusammengefasst unter einem Masterkonto verwaltet werden. Das ist beispielsweise sehr hilfreich bei Adressumstellungen (z. B. wenn eine Mitarbeiterin geheiratet hat und somit einen neuen Namen hat) oder für Benutzer, die mehrere E-Mail-Konten (beispielsweise Alias-Namen) verwenden. Ferner ergänzt eine neue "Vertretungsfunktion" das bestehende Rollen- und Rechtekonzept. So lassen sich jetzt auch temporäre Vertretungs- und Zugriffsregelungen für Benutzer einrichten (z. B. während der Urlaubszeiten).

IBM hat eine Speicherlösung für Exchange-Kunden vorgestellt, die speziell für mittelständische Unternehmen zum Speichermanagement im E-Mail-Bereich konzipiert ist.

Das IBM-Komplettpaket enthält nach Herstellerangaben aufeinander abgestimmte, ausbaufähige Server- und Storage-Systemkomponenten sowie Systemrack, Verkabelung und LAN-Switches. Wichtiger Bestandteil der Lösung sind umfangreiche Softwarefunktionen, die es ermöglichen, einzelne Mailboxen im Recovery-Fall leichter wiederherstellen zu können. Laut IBM können Anwender bereits bestehende Exchange-Umgebungen auf dieses neue Infrastrukturpaket migrieren. Durch einfache Skalierung im Server- und im Storage-Bereich sei das System auch für weitere Applikationen ausbaubar.

Das Komplettpaket besteht aus dem BladeCenter E-Gehäuse sowie dem IBM Nseries Storage und steht in drei Varianten zur Verfügung. Das Paket "S" ist für bis zu 100 E-Mail-User ausgelegt und enthält zwei Blade-Server HS21 mit iSCSI-Adaptern und zwei LAN-Switches. Die dazugehörige IBM Storage Nseries N3300 (Cluster-Modell mit bis zu 69 Terabyte) enthält Snapshot-Funktionen, SnapRestore, SnapManager für Exchange, Single Mailbox Recovery, Snapdrives und zwölf Drives mit jeweils 144 Gigabyte, Keyboard, Rack und ein 17-Zoll-Panel. Das BladeCenter können Firmen auf bis zu 14 Blade-Server ausbauen.

Das Paket "M" hat dieselben Leistungsmerkmale wie die Start-Lösung, jedoch mit Recovery-Funktion für bis zu 500 E-Mail-User. Das Paket "L" besteht darüber hinaus aus einer E-Mail-User-Recovery-Lizenz für 1000 User und nutzt als Storage-Komponente ein IBM System Storage Nseries N3600 mit zwanzig Laufwerken (jeweils 144 Gigabyte). Das Speichersystem können Unternehmen auf bis zu 104 TB ausbauen.

Das Start-Paket für 100 Single-Mailbox-Recovery-Seats kostet laut Hersteller ab 33.700 Euro, das M-Paket ist ab 46.500 Euro und das L-Paket ab 56.500 Euro erhältlich, jeweils inklusive drei Jahren Hardware- und Software-Gewährleistung.

Coveo Solutions Inc., ein Anbieter von Such-Anwendungen, kündigt das Erscheinen von "Coveo G2BTM for Email" an - die laut Hersteller einzige Anwendung, die es erlaubt, eine einheitliche Suche und Navigation in aktuellen und archivierten E-Mails (Microsoft Exchange, Symantec Enterprise VaultTM) sowohl vom Desktop als auch von mobilen Geräten wie Windows Mobile oder BlackBerry zu ermöglichen.

Wie das Unternehmen mitteilt, erlaubt die Lösung den nahtlosen Zugriff auf wichtige Informationen, ob diese sich nun in einer Excel Tabelle, PowerPoint Präsentation, PDF Datei oder als Kontakt Information in Microsoft Exchange befinden. Dadurch sichert die Lösung zusätzlich die Einhaltung der heutigen restriktiven Compliance Regulierungen.

PostPath bietet mit der "Server Archive Edition" eine Lösung für mittelständische Firmen. Damit können Betriebe ihre E-Mails effizient archivieren und den gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung elektronischer Post Rechnung tragen.

Die "Server Archive Edition" ist dem Hersteller zufolge eine Kombination aus zwei Servern: dem regulären PostPath-Server sowie einem zweiten, speziell als Archivierungs-Repository konfigurierten PostPath-Server. Ersterer Server spaltet die E-Mails über seinen Mail Transport Agent (MTA) automatisch auf und überträgt eine Kopie jeder Nachricht direkt zum Archivierungs-Server. Dort können die Mails von den Anwendern weder gelöscht noch verändert werden. Dieser Prozess erfolgt laut PostPath automatisch im Hintergrund ohne Leistungseinschränkungen. Es werden keine zusätzlichen Archivierungslösungen von Drittanbietern benötigt.
Mit der Archive Edition können Administratoren PostPath zufolge sofort auf alle aktuellen und alten Nachrichten im System zugreifen. Die Wiederherstellung von Nachrichten ist jederzeit möglich. In Verbindung mit den standardbasierten Backup- sowie Hochverfügbarkeits-Features von PostPath erhalten Kunden eine komplette Lösung zum Datenschutz bei Messaging-Anwendungen.

Die "Server Archive Edition" ist die neueste Lösung innerhalb der PostPath-Server-Produktreihe. Die E-Mail-Server sind interoperabel mit dem Netzwerkprotokoll der Exchange-Umgebung, inklusive Outlook, BlackBerry, Active Directory und ActiveSync. Plug-Ins für proprietäre Middleware werden nicht benötigt.

Die Software „DOXiS Intelligent Context Control (ICC)“ von SER erhielt von der Initiative Mittelstand Deutschland das Prädikat „Innovationsprodukt 2008“.

Wie das Unternehmen mitteilt, überzeugte die Lösung zur automatisierten Zuordnung von eMails zu ihrem Geschäftskontext, die Jury durch ihren Nutzwert, Innovationsgehalt und ihre Mittelstandseignung. Die Lösung ergänzt laut Hersteller das eMail Management um Methoden zur präzisen Ermittlung des Kontextes einer eMail. Dieses geschieht weitgehend automatisch und ist direkt in den Arbeitsplatz integriert. Zur Ermittlung des vorliegenden Kontextes werden sowohl individuelle Informationen des Anwenders wie z.B. historisierte Favoriten herangezogen, als auch Abgleiche mit Stammdaten angebundener Backend-Systeme durchgeführt.

Das Add-on „OLXArchive2PST Agent“ von Gangl Dienstleistungen archiviert automatisch Nachrichten aus Öffentlichen Ordnern und Postfächern des Microsoft Exchange Server in PST-Dateien.

Wie das Unternehmen mitteilt, sind in der neuen Version 1.3.4 Zeitstempel hinzu gekommen, mit deren Hilfe nachvollziehbare Ablagesysteme aufgebaut werden können. Zudem ist das Tool kompatibel zu Microsoft Exchange Server 2007, Microsoft Outlook 2007 und Windows Vista. Mit dem Tool lassen sich laut Hersteller beliebig viele Ordner und Postfächer in PST-Dateien auslagern. Es unterstützt dabei sämtliche PST-Varianten. Bei der Archivierung bleiben die vorhandenen Ordnerstrukturen mit allen Unterordnern erhalten. Neue PST-Dateien werden automatisch erstellt. Das zulässige Speichervolumen lässt sich dabei individuell festlegen.

E-Mail-Archivierung gehört zu den schnell wachsenden Enterprise Content Management (ECM)-Anwendungen. Aufgrund der enormen E-Mail-Flut muß eine Optimierung der E-Mail-Systeme hinsichtlich Performance und Storage-Nutzung sowie eine Konsolidierung über Client- und Servergrenzen hinweg erfolgen. Weiters sieht sich die Unternehmensführung mit Themen hinsichtlich Compliance und Rechtssicherheit konfrontiert. Und dabei spielen E-Mails eine gewichtige Rolle, da sie Schritt-für-Schritt zum zentralen „Post-Dienst“ werden. Daher muss eine Dokumentation, Protokollierung und Transparenz der Inhalte und Aktionen gewährleistet werden können.

Die Verbesserung der Verwaltung, Speicherung, Archivierung sowie der Einbindung von E-Mails in unternehmensinterne Prozesse ist ein Schwerpunkt vieler Unternehmen. Kein Wunder also, dass es hierfür eine große Anzahl an entsprechenden Produkten gibt. Wer sich heute eine solche Lösung anschaffen will, steht daher nicht selten vor einem Auswahldilemma.

Ein Praxis-Workshop der ADV am 16. April in Wien bietet hier kompakte und praxisnahe Informationen. Die Veranstaltung beschäftigt sich mit folgenden Thmenschwerpunkten: Verwaltung, Archivierung von E-Mails, Storage-Optimierung, PST-Konsolidierung, Übernahme in DMS, Compliance, rechtliche Grundlagen, Kriterienkatalog, Produkte.

Die detaillierten Informationen zur Veranstaltung finden Sie im Internet: www.adv.at

Quelle und gesamter Artikel: COMPUTERWELT.AT

Eine kürzlich veröffentlichte Studie der AIIM Market IQ zur Content-Sicherheit hat ergeben, dass E-Mails zum größten Sicherheitsrisiko in Unternehmen geworden sind. Anlass genug für den internationalen Anwender-Fachverband AIIM Europe - the ECM Association - einen neuen Kurs zu Best Practices der Verwaltung und Kontrolle von E-Mails in Unternehmen einzurichten. Im Vorfeld des Zertifizierungsprogramms hat AIIM die besten Verfahren aus den eigenen Reihen dokumentiert und dafür seine 50.000 Mitglieder starke Basis genutzt.

In den meisten Unternehmen und Organisationen ist mittlerweile der größte Anteil der Informationen auf E-Mails und ihre Anhänge zurückzuführen. Trotzdem werden sie - wenn überhaupt - nur mangelhaft verwaltet. Um die E-Mails den gesetzlichen Regelungen entsprechend, effizient und strategisch vorteilhaft verwalten zu können, müssen Unternehmen und Behörden gleichermaßen ihre Richtlinien, Prozesse und Technologien gezielt überarbeiten.

Wie das geht, wird den Teilnehmern des neuen E-Mail-Management (EMM)-Zertifizierungsprogramms der AIIM vermittelt. Sie erhalten eine fundierte Einsicht in die Best Practices der Industrie und werden in bestehende und aufkommende Technologien zur E-Mail-Verwaltung in Unternehmen eingeführt. Die Kursziele und -inhalte wurden von entsprechenden Experten der Schulungsberatungsgruppe der AIIM entwickelt. Die Schulungsunterlagen basieren auf Erfolgsrezepten aus der Industrie. Verantwortlich für deren Zusammenstellung waren Jesse Wilkins und andere Fachspezialisten der Access Sciences Corporation.

Die Lerninhalte werden in Form von Online- und Anwesenheitskursen vermittelt. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten die Teilnehmer je nach Kurs eine Ernennung zum AIIM EMM Fachmann, Spezialisten oder Master. Zu den Themenschwerpunkten des Programms gehören die Erfassung und Vorhaltung von E-Mails, die Technologien rund um das E-Mail-Management sowie die Speicherung, Archivierung und Sicherung von E-Mails. Weiterhin behandelt wird die Klassifizierung von E-Mails und die Entwicklung, Einführung und Pflege von Richtlinien zum E-Mail-Management. Auch die sogenannte Governance ist Gegenstand des Kurses.

Es sind in der Regel drei maßgebliche Hindernisse, die - jenseits der Budget-Frage - die Einführung entsprechender E-Mail-Management-Systeme verhindern: mangelndes Verständnis, die Komplexität von Lösungen sowie der Widerstand der Nutzer. E-Mails spielen jedoch eine herausragende Rolle bei der Dokumentation von Entscheidungen und bei der Unternehmensführung. E-Mail-Systeme betreffen als wirklich unternehmensweite, geschäftskritische Applikation jeden Nutzer in der Organisation. Daher ist es extrem wichtig, dass E-Mails sorgfältig und angemessen verwaltet werden, so dass beispielsweise Aktionäre Zugriff auf enthaltene Informationen haben können.

"Ein besseres Verständnis der Best Practices ist die Voraussetzung dafür, dass Unternehmen ihre E-Mails in den Griff bekommen", erklärt Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA bei der AIIM. "Daher haben wir auch in die Dokumentation der Best Practices für E-Mail Management investiert und dafür unsere Basis von 50.000 Mitgliedern genutzt. Ich bin beeindruckt von den daraus resultierenden Inhalten unseres neuen E-Mail-Management Zertifizierungsprogramms."

Die Online-Kurse stehen voraussichtlich ab April zur Verfügung, die öffentlichen Kurse beginnen kurz danach. Einen ersten EMM-Durchlauf gab es bereits auf der AIIM Expo in Boston, USA. Weitere Informationen unter www.aiim.org/training.

Die Oesterreichische Nationalbank (OeNB) hat sich im Auswahlprozess um ein E-Mail-Archivierungs-System für die Software COI-BusinessArchive for GropupWise der Herzogenauracher COI GmbH entschieden. In einer Teststellung setzte sich der fränkische Archivierungsspezialist gegen den Wettbewerb durch.

Die wesentlichsten Aufgaben der OeNB sind es, im Rahmen des Eurosystems an einer stabilitätsorientierten Geldpolitik mitzuwirken, zur Sicherung der Finanzmarktstabilität in Österreich beizutragen sowie die österreichische Bevölkerung und die österreichische Wirtschaft mit qualitativ hochwertigem und damit sicherem Bargeld zu versorgen.

Als eine wichtige und moderne Bank verfügt die OeNB über eine hervorragende IT-Infrastruktur mit einer zuverlässigen Kommunikationsplattform. E-Mail-Management spielt dabei eine große Rolle und ist eine der Kerntechnologien in Sachen interner und externer Kommunikation. Angesichts der enormen Zunahme des E-Mail Aufkommens und der steigenden gesetzlichen Auflagen erkannte man früh die Notwendigkeit, ein E-Mail-Archivierungssystem einzuführen. Die immer schwieriger werdende Administration der Server und die langen Backupzeiten begünstigten dieses Vorhaben.

Durch die Produktivstellung von COI-BusinessArchive for GroupWise wurde die anvisierte Entlastung der E-Mail-Server deutlich erreicht und die gewünschte Backupzeit-Verkürzung konnte ebenfalls realisiert werden. Das System dient neben der Archivierung der direkten Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle, dem Wegfall lokaler unzugänglicher Ablagen, der Ablage der E-Mails im Kontext zu Dokumenten und Akten, dem Schutz vor Informationsverlust, der langfristigen sicheren Ablage der E-Mails sowie der Abdeckung rechtlicher Anforderungen durch revisionssichere Langzeitarchivierung. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für COI war die Volltextrecherche-Funktionalität des COI-Systems.

"COI hat uns bereits in der Angebotsphase durch die seriöse Vorgehensweise überzeugt. In der Teststellung musste sich das Produkt beweisen und im Projekt haben die fachlichen Kompetenzen der COI überzeugt, so dass wir sagen können, COI war und ist in allen Bereichen die richtige Entscheidung. Ein weiteres Argument für COI war, dass sie neben der E-Mail-Archivierung für GroupWise auch E-Mail-Archivierung für unsere zukünftige Plattform Microsoft Exchange bieten können und sich als einziger Hersteller aktiv mit Migrationskonzepten befasst haben", so Herr Christoph Martinek, Leiter PC- und Internet-Dienste der OeNB über die COI.