Das Analystenhaus Gartner hat in seinem neuen Bericht „MarketScope for Records Management“ die Records Management-Lösungen von verschiedenen Herstellern analysiert und bewertet. Die höchste Bewertung “strong positive” ging dabei vor allem an die Urgesteine der Branche: Computer Associates, EMC, IBM und Open Text erhielten diese Bewertung. Auf Stufe zwei mit der Bewertung “Positive” steht Oracle, dahinter folgen mit “Promising” die Anbieter Interwoven, Microsoft, Objective, Vignette und Zylab, die rote Laterne geht an Tower Software (”Caution”).

In seiner Analyse des Records Management-Markts prognostiziert Gartner eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 25 Prozent für die Jahre 2008 bis 2013. Die Umsätze im Jahr 2007 schätzt das Analystenhaus nach einer Steigerung von 30 Prozent gegenüber dem Vorjahr auf 400 Mio. US-Dollar. Gartner prophezeit für die nächsten fünf Jahre eine starke Nachfrage von Seiten großer Unternehmen, aber auch aus dem Öffentlichen Sektor und dem Mittelstand. Wichtige Nachfragefaktoren für Records Management-Lösungen sind laut Gartner weiterhin das Thema Compliance sowie die Notwendigkeit, elektronische Inhalte im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten oder zur Vorlage bei Regulierungsbehörden bereitstellen zu können. Unter den im Bericht vorgestellten Trends nennt Gartner eine weitere Konsolidierung auf Anbieterseite sowie die Bündelung von Records Management-Produkten mit Systemen für Enterprise Content Management und Archivierung.

Gartner verleiht einem Hersteller die Bestnote „Strong Positive“, bei dem es sich nach Einschätzung des Analystenhauses um „einen soliden Anbieter von strategischen Produkten, Dienstleistungen und Lösungen“ handelt. Die bestehenden Kunden eines solchen Herstellers würden weiter in dessen Angebot investieren, während potenzielle Neukunden diesen Hersteller als einen aussichtsreichen Kandidaten für strategische Investitionsvorhaben ansähen. Die Bewertungsskala von Gartner kennt die fünf Stufen „Strong Positive“, „Positive“, „Promising“, „Caution“ und „Strong Negative“. Die Evaluierung der Hersteller erfolgt anhand von Kriterien für den Records Management-Markt.

Der vollständige Gartner-Bericht „MarketScope for Records Management“ ist unter http://www.opentext.com/bridging/global-rm-leader.html abrufbar.

Der deutsche Energiekonzernen, die Oldenburger EWE AG, bildet seine Vertragsmanagementprozesse mit der Lösung "Livelink ECM - Contract Lifecycle Management" von Open Text ab. Der hohe funktionale Abdeckungsgrad der Lösung und ihre Integrationsfähigkeit in andere Unternehmensanwendungen wie zum Beispiel Microsoft Office oder SAP sprachen für das Angebot von Open Text, eines führenden Anbieters für Enterprise Content Management (ECM).

Die Ziele des Projekts lauten Risikominimierung, kürzere Zugriffszeiten auf strategische Vertragsakten, umfassende Recherchemöglichkeiten und mehr Transparenz. Das Zentrale Vertragsmanagement EWE (ZVME) auf Basis der Open Text-Lösung wurde von August 2007 bis März 2008 im Konzern ausgerollt. In dem System sind mehr als 2.700 Vertragsakten, die Vertragsdokumente und alle zugehörigen Informationen hinterlegt. Die Umsetzung der Lösung erfolgte gemeinsam mit dem Open Text-Partner BTC AG, Oldenburg.

Vertragsakten stellen einen wesentlichen Vermögensgegenstand von EWE dar. Das Projekt zur elektronischen Abbildung der Vertragsmanagementprozesse von Erstellen und Bearbeiten bis zu Überwachen und Recherchieren genoss daher eine hohe Priorität und Aufmerksamkeit im Top-Management und wurde dort auch initiiert. Insbesondere die in den Verträgen zum Beispiel mit wichtigen Lieferanten festgelegten Fristen sollten automatisiert überwacht, die Übersichtlichkeit trotz dezentraler Bearbeitung der Verträge erhöht, die Recherche- und Zugriffszeiten verkürzt werden. EWE erwartet sich von dem Projekt eine Minimierung des Verlustrisikos, die zuverlässige Nutzung der Vertragskonditionen zum Vorteil des Unternehmens sowie Kostenvorteile. Mit einem Umsatz von 4,7 Milliarden Euro im Jahr 2007 und mehr als 4.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist der EWE-Konzern einer der größten Energieversorger in Deutschland.

"Durch das elektronische Vertragsmanagement auf Basis von Open Text lassen sich Informationen bereits vor Vertragsverhandlungen gezielt auswerten und jeder kann leicht nachvollziehen, wie ein Vertrag zustande gekommen ist. Vertragsmanagement ist ein abteilungsübergreifendes Prozessthema. Das Wertschöpfungspotential einer konsequenten Nutzung aller Vertragsinhalte ist enorm, die Abbildung und Unterstützung der Prozesse durch eine Vertragsmanagementlösung daher nur konsequent", betont Stefan Hitz, Leiter Dokumentationssysteme, EWE. Alle Miet-, Leasing-, Dienstleistungs- und Lieferantenverträge des Konzerns sind zusammen mit den zugehörigen Metainformationen wie Haftungsregelungen, Gewährleistungsfristen und Suchkriterien in einer zentralen Datenbank abgelegt.

Die Anwender können aus allen Fachabteilungen per Single-Sign-On-Verfahren über das Mitarbeiterportal darauf zugreifen. Wegen der hohen Integrationsfähigkeit der Open Text-Lösung lassen sich E-Mails, Word- und Excel-Dokumente sowie PDF-Dateien einfach per Drag and Drop in die Vertragsverzeichnisse kopieren. Hinterlegte Workflows mit Genehmigungsverfahren und Terminverfolgung ermöglichen eine einfache und schnelle bereichsübergreifende Zusammenarbeit im EWE-Konzern.

Insgesamt 500 Anwender aus allen Abteilungen in vier Organisationseinheiten des Konzerns (EWE AG, EWE NETZ, EWE TEL, BTC AG) arbeiten seit März 2008 mit der Open Text-Lösung. Zurzeit wird die Archivierungslösung von Open Text an das ZVME angebunden. Dadurch können auch die letzten Phasen des Lebenszyklus von Verträgen, die Langzeitarchivierung und Vernichtung, abgebildet werden. In einer späteren Ausbaustufe wird durch die Anbindung an das SAP®-System von EWE im Backend und die verschiedensten Clients im Frontend die Grundlage für eine unternehmensweite ECM-Plattform gelegt.

Das Klinikum der Goethe-Universität (KGU) in Frankfurt am Main hat sich für die Einführung des Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systems von OPTIMAL SYSTEMS (OS) entschieden.

"Das DMS-Projekt stellt für das Universitätsklinikum eine strategisch wichtige Optimierungsmaßnahme dar", so Frau Weger, Projektleiterin des Klinikums der KGU. Die vollständige Akte mit allen Befunden aus bisher noch nicht angeschlossenen Subsystemen sowie externen Dokumenten werden dank der Lösung von OS an allen Standorten des Klinikums jederzeit zur Verfügung stehen.

Rund 4.000 Mitarbeiter stellen die Versorgung der jährlich rund 44.000 stationären und 200.000 ambulanten Patienten im Uniklinikum sicher. Mit einer Fläche von ca. 460.000 Quadratmetern ist das Gelände der KGU etwa so groß wie die Frankfurter Altstadt und hat eine Kapazität von 1.184 Betten. Damit ist es eines der größten Krankenhäuser in Hessen. Durch den neuen campusweiten Zugriff entfallen die bisherigen zeit- und kostenaufwendigen Aktentransporte.

Das Uniklinikum Frankfurt und OPTIMAL SYSTEMS gehen eine Entwicklungspartnerschaft ein, um eine tiefe Integration des Archiv- und Dokumentenmanagement-Systems von OS in die bestehende IT-Infrastruktur zu schaffen. Im Vordergrund steht zunächst die Anbindung des Krankenhaus–Informations-Systems (KIS) der Firma Agfa. Der Benutzer soll einen direkten patienten- und fallbezogenen Zugang zu den archivierten Daten erhalten.

Mit der Einführung der OS-Lösung und der Digitalisierung der Patientenakten verfolgt das Universitätsklinikum Frankfurt das Konzept einer integrierten Patientenakte konsequent weiter. Ziel ist, dass der behandelnde Arzt auf alle relevanten Patientendaten im jeweiligen Behandlungskontext einheitlich zugreifen kann. Nach der Digitalisierung und Verfilmung der Altakten sollen im Verlauf des Projektes stufenweise auch die aktuellen Patientenakten aller Fachzentren des Klinikums eingebunden werden.

Darüber hinaus ist der sukzessive Ausbau des Systems geplant: die Anbindung an die PACS-Lösung, Aufbau eines Portals, SAP-Integration im administrativen Bereich bis hin zur E-Mail- und Office-Integration. "In den bisherigen zentralen IT-Systemen werden je nach Abteilung schon 50-80% der Dokumente elektronisch verwaltet. Um die Medienbrüche im Klinikum zu überwinden und intelligente, möglichst einheitliche Workflowunterstützungen aufbauen zu können, brauchen wir einen leistungsfähigen Partner – den haben wir mit OS gefunden", erklärt Martin Overath, IT-Dezernent vom Uniklinikum Frankfurt.

Der 29. Juni sollte im Kalender rot eingekringelt werden, denn zu diesem Termin tritt die EU-Richtlinie 2006/43/EG in Kraft. Zu diesem locker als Euro-Sox bezeichneten Regelwerk hat ein Zusammenschluss von Firmen, Wissenschaftlern und Entwicklern einen Standard namens MoReq2 entwickelt. Für den wird nun eifrig die Werbetrommel gerührt. Bindend ist er aber nicht.

Mit Speck fängt man Mäuse und mit Compliance Kunden, scheint so mancher Anbieter zu denken. Hinter dem Kürzel MoReq2 steht der Standard Model Requirements for the Management of Electronic Records. Herausgeber ist ein gemischtes Team diverser Lobbyisten. Die Europäische Kommission erklärt, dass MoReq2 für Mitgliedstaaten und Unternehmen unverbindlich ist. Nichtsdestoweniger ist bereits ein entsprechendes Zertifizierungsverfahren für Software-Lösungen auf dem Markt. Bisher allerdings ohne Abnehmer.

Die MoReq-Fraktion argumentiert mit dem verstärkten Druck auf Unternehmen in Sachen Governance und Risk Management. Aktueller Aufhänger: Die Skandale um Siemens oder VW. Sie wären vermeidbar gewesen, hätten die Verantwortlichen nur ihre Dokumentationspflichten nicht so vernachlässigt.
Hier kommt der Begriff Records Management ins Spiel. Records Management soll Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Kontroll-, Transparenz- und Dokumentationspflichten unterstützen.

Quelle und gesamter Artikel: CIO.de

Vertreter des Gesundheitsministeriums haben am Mittwoch Fahrplan und Grundkonzepte der Elektronischen Gesundheitsakte [ELGA] vorgestellt. Die Patienten sollen in dem neuen System viele Rechte bekommen - aber auch große Verantwortung. "Am 4. Juli wird der politische Beschluss zur Einführung der Elektronischen Gesundheitsakte fallen", sagte Clemens Martin Auer, Vorsitzender des Lenkungsausschusses ELGA und zuständiger Sektionschef im Gesundheitsministerium, am Mittwoch anlässlich einer Präsentation in Wien.

Bereits im Herbst 2008 soll demnach die Einrichtungsphase für ELGA inklusive der Ausschreibungen für die Basiskomponenten der ELGA-Infrastruktur beginnen. Bis 2012 soll die Einrichtung dieser Basiskomponenten abgeschlossen sein, ein Web-Informationsportal für Patienten und Gesundheitsdienstleister soll 2009 ans Netz gehen, ein System zur Speicherung von Daten hinsichtlich Medikation und Radiologie im Jahr 2010. Die Kosten-Nutzen-Rechnung soll der Politik am 4. Juli 2008 präsentiert werden, hinsichtlich der zu erwarteten Kosten für die Basiskomponenten verwies Auer auf die bereits im Mai 2007 von der ARGE ELGA bekanntgegebene Schätzung in Höhe von 30 Millionen Euro.

Dafür bekommen die österreichischen Krankenversicherten und ihre Dienstleister zuallererst ein System, in dem sie eindeutig identifiziert werden können. "Jeder Bürger wird über den Master-Patient-Index identifizierbar sein", sagte Auer. Dieser Index werde von den Sozialversicherungen erstellt, denn nur diese hätten den Zugriff auf die relevanten Daten. Auch in Netzwerktechnik soll investiert werden. Auer: "Wir stellen eine Basisinfrastruktur für Tausende von Gesundheitsdienstleistern her, für Apotheken, Krankenhäuser und Ärzte."

Da nun feststeht, dass die Patientendaten dezentral dort gespeichert werden, wo sie anfallen, gehört auch ein Register zu den Kernelementen des Systems, in dem genau gespeichert ist, welche Information wo zu finden ist. Wer unter welchen Bedingungen auf die Daten zugreifen dürfen soll, wird in einem speziellen Rollenheft abgebildet. Vor allem sollen die Bürger vollen Zugriff auf die Daten erhalten, die das System über sie gespeichert hat. Für sie wird ein Gesundheitsportal im Web errichtet, das die Daten verständlich und übersichtlich aufbereiten soll. Das Portal soll, so Auer, sukzessive ausgebaut werden: "Viele Anwendungen, die uns nerven, sollen dort in elektronischer Form integriert werden, etwa der Impfpass oder der Mutter-Kind-Pass." Aber auch Informationen über Medikamente und Behandlungsmöglichkeiten und ein Verzeichnis medizinischer Dienstleister sollen in das Portal integriert werden.

Quelle und gesamter Artikel: futureZone.ORF.at

Der traditionsreiche Kölner Pharmahersteller MCM Klosterfrau setzt zukünftig zur Unterstützung bei der Arzneimittelzulassung die COI-PharmaSuite ein. Darüber hinaus nutzt das Unternehmen die Basis der COI-PharmaSuite, COI-BusinessFlow 4X für sein Vertragsmanagement.

Im Auswahlprozess für eine Software, die die Arzneimittelzulassung unterstützt, haben sich die Herzogenauracher Softwarespezialisten gegen zahlreiche Mitbewerber durchgesetzt. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der COI ist bei dem durch Klosterfrau kürzlich zugekauften Pharmahersteller Lichtwer seit Jahren mit großem Erfolg im Einsatz.

"Diese langjährigen positiven Erfahrungen bei Lichtwer und das Alleinstellungsmerkmal des integrierten Archiv, Dokumenten- und Workflowmanagementsystems in der COI-PharmaSuite, waren die ausschlaggebenden Kriterien bei der Vergabe des Auftrages", so Herr Frank Roth, Leiter Hauptabteilung IT und Herr Dr. Christian Nauert, Leiter Medizin Nattermannprodukte bei MCM Klosterfrau.

COI-PharmaSuite basiert auf dem integrierten Archiv, Dokumenten- und Workflowmanagementsystem COI-BusinessFlow 4X, in dem alle Informationsströme prozess- und abteilungsübergreifend zusammenfließen. Diese Basis wird von Klosterfrau für das Vertragsmanagement genutzt. Hierbei unterstützt die Lösung die Erstellung von neuen Verträgen, die Verwaltung von neuen und bereits vorhandenen Verträgen sowie die Überwachung und Wiedervorlage der Vertragswerke. Der Zugriff für berechtigte Mitarbeiter auf die jeweiligen Verträge ist unterschiedlich und wird daher über Rechtestrukturen geregelt.

Im Zulassungsbereich für Arzneimittel der MCM Klosterfrau wird die COI-PharmaSuite mit den Modulen Regulatory Affairs, eCTD Export und AMG-EV eingesetzt. Das Modul Regulatory Affairs dient der Unterstützung des gesamten Kernprozesses der Arzneimittelzulassung gemäß den behördlichen Anforderungen. Beispielsweise werden die zulassungsrelevanten Dokumente bereits bei der Erstellung im System erfasst, verwaltet und der Zulassungsabteilung für die Dossiererstellung zur Verfügung gestellt oder direkt verteilt.

Durch vordefinierte Dokumentfamilien und Strukturvorlagen (z. B. im CTD-Format) wird die Dossiererstellung vereinfacht und Freigabe- und Kontrollmechanismen mit speziellen Zugriffsberechtigungen führen zu mehr Qualität und Sicherheit. Zudem stehen umfangreiche Suchmöglichkeiten für Dossiers, Dossierkapitel, Präparate, Stoffe, Wissenschaftliche Dokumente und Kataloge zur Verfügung. Der Aufbau der Dossiers erfolgt gemäß vordefinierter NTA- und/oder eCTD-Struktur respektive FDA-Anforderungen. Die Freigabe von Zulassungsdossiers wird vom System unterstützt.

Zur elektronischen Publikation von Arzneimitteldossiers oder Teilen daraus, wird ein elektronischer Export im eCTD-Format des angeschlossenen Moduls eCTD-Export vorgenommen, welches die Spezifikationen, die in der "ICH eCTD Specification V3.2 February 2004" niedergelegt sind, befolgt.

Das ergänzende Modul AMG-EV unterstützt MCM Klosterfrau bei der der Zusammenstellung der Dokumente für die elektronische Einreichung der Arzneimittelzulassungsdokumente gemäß der Einreichungsverordnung des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM).

Die Hypo Vorarlberg Leasing AG mit Hauptsitz in Bozen und Filialen in Bergamo und Como beauftragt die Firma Alpin GmbH mit der Realisierung der "digitalen Leasingakte".

Im Rahmen des Projekts wird die gesamte Abwicklung des Leasinggeschäfts "digitalisiert". D. h. sämtliche Dokumente, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit der Hypo Vorarlberg Leasing AG entstehen, werden digital archiviert und sind dadurch für alle Mitarbeiter - unabhängig von ihrem Standort - sekundenschnell auffindbar. Das d.3-System dient dabei als zentrale Plattform für Dokumenten- und Workflowmanagement sowie die digitale rechtssichere Archivierung und ermöglicht eine zuverlässige Abwicklung und Optimierung wesentlicher Unternehmensprozesse der Hypo Vorarlberg Leasing AG.

Open Text, Anbieter im Bereich Enterprise Content Management (ECM), hat ein neues Entwicklungsframework mit funktionalen Erweiterungen des Microsoft Office SharePoint Server 2007 vorgestellt: das Open Text Case Management Framework, SharePoint Edition, senkt Entwicklungszeiten und -kosten bei der Erstellung hoch skalierbarer Lösungen für das prozessorientierte Management elektronischer Akten. Das neue Angebot richtet sich nicht nur an Kunden, sondern auch Partner mit Microsoft-Know-how, für die Open Text ein neues Channel-Programm ins Leben gerufen hat.

Akten sind kein totes Kapital in Archiven, sondern integraler Bestand einer Vielzahl von wertschöpfenden Geschäftsprozessen. Ob es sich um Zulassungsverfahren für neue Medikamente, Patentanträge im Maschinenbau oder Schadensfallbearbeitung in der Versicherungswirtschaft handelt, immer spielen Akten eine aktive Rolle und durchlaufen eine Vielzahl von Abteilungen eines Unternehmens und darüber hinaus. Case Management-Lösungen erlauben die elektronische Abbildung nicht nur der Akten, sondern auch der Prozesse und ermöglichen so das prozessorientierte Aktenmanagement über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg - von der Anlage bis zur Archivierung und endgültigen Vernichtung. Speziell in Unternehmen, die den Microsoft Office SharePoint Server 2007 als wichtige Infrastrukturkomponente einsetzen, verkürzt das neue Open Text-Framework für elektronische Akten den Entwicklungsaufwand signifikant.

"Immer mehr Unternehmen erschließen sich die Vorteile einer integrierten Plattform für Business Productivity mit dem SharePoint Server 2007", so Tom Rizzo, Director of SharePoint for Microsoft. "Das neue Framework von Open Text steigert den Wert von SharePoint als einer Plattform für Case Management." "Mit dem neuen Open Text-Framework können SharePoint Server 2007-Entwickler sich in ihrer Arbeit rein auf die Entwicklung der Geschäftslogik konzentrieren, ohne sich um Infrastruktur und Integration kümmern zu müssen", erklärt Jens Rabe, Vice President, Microsoft Applications and Solutions Business bei Open Text. "Das spart rund 70 Prozent Entwicklungszeit gegenüber einem durchschnittlichen Case Management-Projekt ein. Das Framework garantiert die durchgehende Anwendung von Best Practices, steigert die Erfolgswahrscheinlichkeit entsprechender Entwicklungsprojekte und ermöglicht so einen schnellen Return on Investment."

Das neue Open Text-Framework wird sowohl direkt als auch über Partner mit SharePoint-Expertise vertrieben. Zu diesem Zweck hat Open Text in Zentraleuropa ein neues Channel-Programm ins Leben gerufen. Einer der ersten Partner im Programm ist die Schweizer Open Connect AG, ein Komplettanbieter von Managed ECM Services in hoch regulierten Branchen, der mit mehreren Standorten auch in Deutschland vertreten ist.

"Wir erkennen in dem flexibel einsetzbaren und vom Hersteller unterstützten Lösungsframework eine große Chance für uns. Denn dadurch können wir uns auf die Prozessanforderungen unserer Kunden und die Entwicklung von Geschäftslösungen konzentrieren. Die funktionalen Framework-Erweiterungen zum SharePoint Server 2007 vereinfachen Upgrades auf die Microsoft-Plattform. Das spart nicht nur uns, sondern vor allem unseren Kunden Zeit und Geld", so Guido Anderegg, Director, ECM Consulting bei der Open Connect AG.

Zu den wichtigsten Funktionalitäten von Open Text Case Management Framework, SharePoint Edition, gehören:

• Automatisches Erstellen und Löschen von Akten
• Dashboard-Ansicht für den schnellen Zugriff auf relevante Akten
• Erweiterung des SharePoint-Berechtigungskonzepts für zuverlässigen Datenschutz
• Vererbung von Metadaten im gesamten Aktenlebenszyklus
• Rich Desktop Client für das Einfügen von Dokumenten in Akten per Drag and Drop
• Eingebautes Records und Life Cycle Management
• Umfassende Suche sowohl in aktiven als auch archivierten Aktenbeständen
• Abonnementservice und automatische Erstellung von Akten

Die Verfügbarkeit des Open Text Case Management Frameworks ist für das dritte Quartal des Kalenderjahres 2008 geplant.

Im Auftrag der Europäischen Kommission arbeiten Verbände und Industrie an erweiterten Richtlinien für ein Records-Management. Diese sollen 2008 veröffentlicht werden und laut ihrer Befürworter letztlich mit nationalen Alleingängen wie dem deutschen DOMEA-Konzept Schluss machen.

Mit "Model Requirements for the Management of Electronic Records" (MoReq) existiert seit 2001 die bisher einzige branchenunabhängige Spezifikation für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten- und Records-Management-Systemen in Europa. Sie entstand im Auftrag der Europäischen Kommission und des DLM Forums, die einen einheitlichen Dokumentenaustausch mit den Regierungen der Mitgliedsstaaten etablieren wollte. Mittlerweile ist MoReq in einigen Staaten De-facto-Standard für das Records-Management und in elf Sprachen übersetzt (nicht in Deutsch).

Das Werk umfasst rund 390 Richtlinien für öffentliche und private Einrichtungen. So etwa Systemfunktionen, Klassifikationsschemata, Zugriffsverwaltung und Sicherheit, Aufbewahrung und Vernichtung, Erfassung von Schriftgut, Suche, Retrieval und Ausgabe von Dokumenten. Ferner sind nicht-funktionale Anforderungen wie Anwenderfreundlichkeit und Systemverfügbarkeit sowie Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Ma-nagementsystemen aufgeführt, und es finden sich Anforderungen für andere elektronische dokumentenbezogene Funktionen wie Workflow, E Mail und elektronische Signaturen. Zum Jahresende ist eine überarbeitete zweite, dann auch in Deutsch abgefasste Version von MoReq geplant. Sie verspricht eine flexiblere Struktur, ein erweitertes Basismodul (Mimimalanforderungen), neue optionale Module etwa für Content-Management sowie einen Compliance-Test als Vorlage für die Abnahme von Implementierungen und zur Zertifizierung von Softwareprodukten (nach IEEE 829 "Software Test Documentation"). Ferner würden aktuelle Änderungen in europäischen Quelldokumenten wie dem Standard ISO 15489 oder das deutsche Domea-Konzept für die Aktenverwaltung im öffentlichen Dienst berücksichtigt.

An der Ausgestaltung beteiligen sich europäische DMS-Hersteller und Dienstleister, Archive, Organisationen aus dem DMS-Umfeld und Einzelpersonen. Diese verknüpfen große Hoffnungen mit MoReq. So könnte die Spezifikation die Entwicklung und europaweite Einführung entsprechend zertifizierter Systeme erleichtern. Ebenso ließen sich mit den Vorgaben Service-Levels im Records-Management für Dienstleister und deren Kunden definieren und prüfen. Für Unternehmen könnte MoReq eine Referenz bei der Produktauswahl stellen und als Grundlage von Schulungsunterlagen dienen.

Doch bis jetzt beachten weder alle DMS-Hersteller diese Referenzen bei der Produktentwicklung, noch nutzen viele Anwender ein über die bisherige Archivierung hinausgehendes Records-Management . So räumte auch Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Hamburger Unternehmensberatung Project Consult und Mitverfasser der MoReq-Spezifikationen, kürzlich in einem Newsletter ein, dass Anwender zwar interessiert seien, sich aber beim Kauf spezieller Lösungen noch zurückhielten. Hinzu kommt inhaltliche Kritik an den Spezifikationen. So erklärte Peter John, Leiter Produktmanagement beim Hersteller Saperion, in besagtem Newsletter MoReq zu sehr auf die Verwaltung von Dokumenten ausgerichtet. Die Verwaltung von E-Mails werde nur am Rande, die Verwaltung von strukturierten Daten gar nicht beleuchtet. Außerdem führte er in der Analyse des Metadatenmodells und des Zusammenspiels von MoReq2 mit anderen Standards wie dem OASIS–Standard ausgewählte Stellen der Spezifikation auf, zu denen es noch Diskussionsbedarf gibt.

Jürgen Biffar, Geschäftsführer des an den Spezifikationen beteiligten DMS-Herstellers Docuware, kann die inhaltliche Kritik indes nicht nachvollziehen. So adressiere MoReq durchaus das Thema E-Mail, wenn auch nicht aus technischer Sicht. Biffar sieht vielmehr in den zahlreichen nationalen Vorgaben für die Aktenverwaltung das größte Hindernis für den Erfolg von MoReq. So sei hierzulande besonders das "unselige" Domea-Konzept derart detailliert, spezialisiert und überambitioniert, dass es Projekte behindere und die Produktentwicklung erschwere. MoReq sei hingegen viel pragmatischer und werde sich durchsetzen: "Behörden wollen ihre Freiheiten bei der Aktenverwaltung behalten." Gelingt dies, könnte MoReq laut Biffar auch zum Vorbild und Qualitätskriterium für Privatunternehmen werden, jedoch frühestens in drei bis vier Jahren.

Open Text, Anbieter im Bereich Enterprise Content Management (ECM), macht seine Lösungen für Records Management MoReq2-konform. Der unter dieser Bezeichnung vereinheitlichte europäische Standard für Records Management wird 2008 verabschiedet, im selben Jahr sollen auch die entsprechenden Open Text-Lösungen verfügbar sein. Zurzeit arbeitet der ECM-Spezialist und Anbieter für Enterprise Records Management-Lösungen aktiv an der endgültigen MoReq2-Ausgestaltung im Rahmen von Industrieforen mit und bringt dort sein umfassendes Know-how in diesem Bereich sowohl auf Prozess- als auch Produktebene ein. Durch einheitliche, europaweit gültige Records Management-Normen können Unternehmen hohe Kosteneinsparungen erzielen, ihre entsprechende IT-Infrastruktur konsolidieren und rechtliche Risiken vermeiden.

Die Records Management-Spezialisten von Open Text haben am jüngsten Treffen des DLM (Document Lifecycle Management)-Forums in Lissabon teilgenommen. Dort haben Behördenvertreter, Archivare und Open Text als einer von zwei Softwareherstellern im Rahmen einer Podiumsdiskussion darüber beraten, wie die Weiterentwicklung von MoReq2 gefördert werden kann.

Die Teilnehmer debattierten über die besten Implementierungsverfahren für MoReq2, darunter den Vorschlag für ein Testverfahren und das Regelwerk zu Übersetzung und Lokalisierung für jeden der nationalen Rechtsräume. Die Softwarehersteller werden aller Voraussicht nach nächstes Jahr mit MoReq2-Tests und -Zertifizierungen beginnen.

"Ein einheitlicher Records Management-Standard für Gesamteuropa wird sich deutlich positiv auf den Investitionsnutzen auswirken, den Kunden von ihren entsprechenden Lösungen erwarten können. Wir werden auch weiterhin eine wichtige Rolle bei der MoReq2-Entwicklung spielen. Wir profitieren dabei von der umfassenden Expertise bei Entwicklung und Implementierung unserer Records Management-Software - einer Software, die bereits heute verschiedenste globale Records Management-Standards erfüllt - in den größten Behörden und Unternehmensorganisationen der Welt. Die MoReq2-Standards basieren teilweise auf bestehenden Standards in Ländern wie Großbritannien, wo wir führend bei der Entwicklung von Best Practices und Lösungen sind; und auch unsere überragende Position in der praktischen Umsetzung des deutschen Behördenstandards DOMEA kommt uns hier zugute", so Peter Lipps, Vice President und General Manager, Enterprise Records Management Business bei Open Text.

Die ersten MoReq-Standards wurden auf dem DLM-Forum im Jahr 2000 entwickelt und sind mittlerweile weitgehend als Qualitätsstandard für elektronische Records Management-Systeme anerkannt. MoReq enthält eine Liste mit funktionalen Anforderungen für das Management von elektronischen Records und dient international als Modell für die Vorbereitung von Ausschreibungen oder als Kontrollliste zur Überprüfung existierender Systeme für Records Management.

Die Innovationen in der Informationstechnologie und speziell im Bereich elektronischer Records hat die Weiterentwicklung von MoReq notwendig gemacht. Die ersten Pläne für MoReq2 wurden auf dem DLM-Forum 2005 präsentiert und die Europäische Kommission hat damals der Weiterentwicklung zugestimmt und zugesagt, die Aktualisierung zu veröffentlichen, sobald sie verabschiedet ist.

"Ob in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Sektor - häufig werden Records in einem Format erstellt, in einem anderen archiviert und in wieder einem anderen zur Dokumentation aufbereitet. Informationen liegen in verschiedenen Systemen vor und diese Systeme wie auch die Formate der Records verändern sich. Mit MoReq2 erhalten wir den notwendigen länderübergreifend standardisierten Ansatz für die Anwendung von Records Management-Verfahren auf Inhalte unabhängig von Format und Aufbewahrungsort", so Peter Lipps weiter.

Quelle: Open Text