Nach einer ausgedehnten Hype-Phase ist das Thema IAM bei den europäischen Unternehmen nun offenbar branchen- und länderübergreifend angekommen. Zu diesem Schluss kommt KPMG in seiner "2008 European Identity & Access Management Survey". Um herauszufinden, wie es in der Firmenlandschaft um die nachweisliche und effektive Verwaltung von Identitäten und deren Berechtigungen, sprich: das User-, Access- und Authentisierungs-Management sowie Provisioning und Audit bestellt ist, hat das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen CEOs, CIOs, Security-Verantwortliche und interne Prüfer von 235 Firmen in 21 europäischen Ländern zum Stand der Dinge in ihren Organisationen befragt. Sämtliche Studienteilnehmer haben demnach in den vergangenen drei Jahren ein oder mehrere IAM-Projekte in Angriff genommen. Zwei Dritteln der Unternehmen steht dafür mittlerweile ein dediziertes Budget zur Verfügung. Die Nase vorn haben hier die als "Early Adopters" eingestuften Finanzdienstleister, die im Schnitt über um 20 Prozent höhere IAM-Etats verfügen als in anderen Branchen agierende Firmen. Mit den geringsten diesbezüglichen Mitteln bescheiden sich Organisationen im Infrastrukturbereich, im Regierungsumfeld sowie im Gesundheitswesen, die laut Studie als "IAM-Nachzügler" gerade erst die Fühler ausstrecken.

Der Untersuchung zufolge konzentriert sich das Gros der aktuellen IAM-Projekte auf das Management und die Kontrolle des Zugriffs auf interne Systeme und Informationen, während das Federated Identity Management, also die firmenübergreifende Verknüpfung von IAM-Umgebungen, noch wenig verbreitet ist.

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Alfresco Software, Inc. schloss das Geschäftsjahr 2007 mit exponentiellen Zunahmen in den Bereichen Downloads, Community-Mitglieder und Kunden ab.

Wie der, laut eigenen Angaben, Marktführer bei Lösungen für Open Source Enterprise Content Management (ECM) mitteilt, erreichte das Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr folgende Meilensteine: Die Marke von einer Million Software-Downloads wurde übertroffen, die Zahl der Community-Teilnehmer stieg auf mehr als 45.000, die Kundenbuchungen von über 400 Unternehmenskunden konnten im Jahresvergleich um über 320 % gesteigert werden, Abschluss wichtiger OEM-Partnerschaften, einschließlich eines großen Vertrages mit dem führenden Publishing-Anbieter Quark, weltweit mehr als 30.000 aktive Anwendungen von Alfresco-Software, Gewinnung wichtiger neuer Web Content Management (WCM)-Kunden im ersten Jahr nach Produkteinführung und Sicherung einer „Series C“-Finanzierungsrunde von neun Millionen Dollar unter der Führung von SAP Ventures.

Im Auftrag der Bundesnetzagentur hat die MICUS Management Consulting GmbH Düsseldorf erstmals Marktzahlen zu den vor- und nachgelagerten Märkten des Postsektors ermittelt. Untersucht wurden im Einzelnen die Bereiche Direct Mail, Transaktionsdruck, Adress-Management sowie Poststellen-Outsourcing. Danach hatte Gesamtmarkt für vor- und nachgelagerte Dienstleistungen des Briefversands im Jahr 2005 ein Volumen von über 16 Milliarden Euro. Über 90 Prozent davon werden von Unternehmen aus dem Direkt-Mail- und Transaktionsdruck-Sektor erwirtschaftet. In allen genannten Marktsegmenten nehmen vier bis fünf Unternehmen eine quasi marktbeherrschende Stellung ein. So bedienen im Segment Direct Mail beispielsweise fünf Unternehmen über 50 Prozent des Marktes.

Vor allem mit Direct-Mail wollen die vielen Dienstleister in Deutschland ihr Geld verdienen. Neben den Marktführern tummeln sich hierzulande laut Untersuchung einige Hundert Klein- und Kleinstunternehmen in den diversen Segmenten und bieten zum Teil hochspezialisierte Dienstleistungen an. Parallel dazu haben sich vor allem bei der B-to-C-Kommunikation (Business-to-Consumer) in den letzten Jahren die Märkte stark verändert: Immer mehr Aufgaben bei der Erstellung von Briefprodukten werden von externen Dienstleistern übernommen. Dies umfasst nicht nur klassische Werbebriefe im Direktmarketing, sondern auch so genannte Transaktionsdruck-Produkte, wie Rechnungen, Mahnungen, Tickets, Logistikpapiere oder Kontoauszüge. Zur Kostensenkung findet immer häufiger eine Kombination von Direktmarketingprodukten mit Transaktionsdruckprodukten, kurz TransPromo genannt.

Laut Micus belegen die Untersuchungsergebnisse, dass trotz der voranschreitenden Digitalisierung und der Nutzung von E-Mail, Instant Messaging und Web 2.0-Technologien der Brief als Kommunikationsmittel "noch lange nicht ausgedient hat". Vielmehr steige das jährliche Post-Aufkommen weiter an. In den Segmenten Direct Mail und Transaktionsdruck zeigt sich, dass digitale Technologien klassische Printprodukte eher ergänzen oder vollkommen neue Geschäftsfelder erschließen. Micus sieht dann auch für die Zukunft noch ein erhebliches Marktpotenzial für die Dienstleister.

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Die SCHEMA GmbH, Anbieter XML-basierter Redaktions- und Content Management Systeme, hat ihr Produkt „SCHEMA ST4“ mit dem “Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS)” verbunden.

Wie das Unternehmen mitteilt, gestaltet sich damit das teamorientierte Erstellen von produktbegleitenden Materialien, wie Handbüchern, Serviceanleitungen oder Schulungsunterlagen, wesentlich einfacher. Durch die Integration mit dem Sharepoint Server steht nun eine Plattform zur Verfügung, die das teamorientierte Arbeiten an den Informationseinheiten weiter vereinfacht. Über eine Integrations-Schnittstelle werden die zu bearbeitenden Texte oder Grafiken im Sharepoint Server zur Verfügung gestellt. Auf diesen zentralen Datenpool haben die Redakteure somit standortunabhängig, über das Internet Zugriff. Die über den Sharepoint-Server eingestellten Informationseinheiten können direkt im Redaktions- und Content Management System als Informationsbausteine verarbeitet werden, das dann die unterschiedlichen Dokumentationen als Ausdruck, HTML-Text oder PDF-Datei generiert. Die fertigen Unterlagen können dann wiederum für den Sharepoint Server freigegeben werden, so dass alle Mitarbeiter, beispielsweise auch aus Vertrieb oder Marketing und aus anderen Niederlassungen, darauf zugreifen können.

Auf dem diesjährigen “Zürcher ECM forum” am 10. April präsentiert der Schwerzenbacher Softwarehersteller Soreco AG erstmals seine neue Lösung für das Enterprise Content Management (ECM).

Wie das Unternehmen mitteilt, basiert „Xpert.ECM“ auf einer Service Orientierten Architektur (SOA) und ist vollständig mit der Business Process Management Plattform „Xpert.ivy“ verschmolzen. Somit bietet die Lösung nicht nur umfassende Funktionalität auf allen Ebenen der Dokumentenverarbeitung inklusive der digitalen Signatur. Das SOA-Konzept sorgt zudem mit über 150 APIs (Application Programming Interfaces) und Webservices für eine sehr hohe Integrierbarkeit und Kommunikationsfähigkeit mit bestehenden Applikationslandschaften.

Die Lösung bietet Unternehmen alle Funktionen für den gesetzeskonformen Umgang mit digitalen Dokumenten jeder Art: von der Dokumentenübernahme über das Life Cycle Management bis hin zur revisionssicheren Archivierung und der digitalen Signatur. Bei der Datenübernahme von Papierdokumenten arbeitet die Komponente „Xpert.Capture“ mit modernsten Digitalisierungstechnologien wie der Optical Character Recognition, wobei aus den digitalisierten Dokumenten beliebiger Content zur weiteren Verarbeitung ausgelesen werden kann (Beträge, Rechnungsnummern, MwSt-Nummern etc.). Neben Papierdokumenten ist die Lösung zudem in der Lage, beliebige Objektarten zu verarbeiten. Dazu zählen beispielsweise PDF-Formate, MS Office-, Exchange- und Lotus Notes-Dokumente, Bilddateien und Audio/Video-Files sowie Zip-, exe-, XML- und Spool-Dateien. Die Dokumente aus diesen Umsystemen werden über standardisierte Schnittstellen und Webservices automatisch übernommen. Auf diese Weise integriert sich die Lösung laut Hersteller vollständig in die bestehende Systemlandschaft des Unternehmens. Kostspielige Programmier- und Wartungsaufwände von Schnittstellen sowie die Gefährdung der Releasetauglichkeit der Anwendung entfallen vollständig.

Die tägliche Flut ein- und ausgehender E-Mails ist in vielen Unternehmen zu einem enormen Problem geworden und ein Rückgang des E-Mail-Volumens ist bisher nicht in Sicht. Aufgrund der Masse an E-Mails verlieren die Anwender die Übersicht über Informationen und Aufgaben, die Performance-Probleme der E-Mail-Server nehmen bedrohliche Ausmaße an. Gleichzeitig ist der intelligente Umgang mit den enthaltenen Inhalten ein wichtiger Wettbewerbsfaktor, da E-Mails als Kommunikationsmedium einerseits und als Transportmedium für angehängte Dateien andererseits einen immer höheren Stellenwert einnehmen.

Ferner existiert eine große Anzahl von rechtlichen Bestimmungen, welche den Umgang mit E-Mails immer stärker beeinflussen. Software für E-Mail-Management erleichtert die Verwaltung der elektronischen Post deutlich. Es lassen sich zwei Arten von E-Mail-Management-Systemen unterscheiden: E-Mail-Archivsysteme steuern die Aufbewahrung von Nachrichten inklusive Dateianhängen, und E-Mail-Response-Management-Systeme unterstützen den Anwender bei der Beantwortung von E-Mails.

Archivierung und Verwaltung

Die Archivierung von E-Mails ist notwendig, um Speicherproblemen zu entgehen. Posteingangsfächer der E-Mail-Server geraten relativ schnell an ihre Grenzen, vor allem, wenn den E-Mails Dateianhänge beigefügt werden. Durch den Einsatz von E-Mail-Management-Systemen werden die Informationen in Archive übertragen und stehen dort für Recherchen zur Verfügung. Hierbei kann definiert werden, ob die gesamte E-Mail oder Teilbereiche (Body, Attachements) abgelegt werden, welche Kopfdaten für eine Indexierung und spätere Suche zur Verfügung stehen, eventuell ergänzt um Volltextinformationen, und ob die Dateien im Originalformat oder - zusätzlich - als Rendition (zum Beispiel PDF oder TIFF) abgelegt werden.

E-Mail-Management-Systeme unterscheiden sich zudem von reinen Archivierungssystemen insofern, dass diese zusätzliche Funktionen wie eine Integration in Fremdsysteme, für Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Ressource Planning (ERP) oder Workflow unterstützen und somit dem Anwender erweiterte Möglichkeiten einräumen, E-Mails in unternehmensweite Prozesse einzubinden. In Bezug auf die Strategie der Archivierung sind zwei grundlegende Ansätze zu unterscheiden. Eine Variante ist die server-seitige Archivierung. Verfolgt man diesen Ansatz, werden im Allgemeinen alle E-Mails direkt nach ihrem Eingang auf dem E-Mail-Server in das Archivsystem übertragen. Damit wird sichergestellt, dass alle Nachrichten manipulationsfrei in das Archivsystem übertragen werden. Das Archivsystem selbst muss über Sicherheitseinrichtungen verfügen, um auch späteren Manipulationen entgegenzuwirken.

Üblicherweise werden bei der server-seitigen Archivierung die E-Mails aus dem produktiven E-Mail-System entfernt, und der Zugriff erfolgt über eine Referenz direkt auf das Archiv. Die Recherche wird ebenfalls direkt über das Archiv abgewickelt. Die zweite Variante ist die client-seitige Archivierung. Hier steuert der Anwender selbst, welche E-Mails archiviert werden und welche nicht. Dies geschieht meist entweder direkt über einen Speicherbefehl oder indirekt, indem der Nutzer sie zum Beispiel in bestimmte zur Archivierung vorgesehene Ordner verschiebt. Die client-seitige Archivierung bietet dem Anwender zwar ein hohes Maß an Flexibilität, jedoch ist die Gefahr gegeben, wichtige E-Mails versehentlich nicht zu archivieren. Für welche Archivierungsstrategie sich Unternehmen entscheiden, hängt von deren individuellen Präferenzen ab. Wird der Einhaltung von Compliance-Anforderungen und einer damit einhergehenden rechtssicheren Archivierung ein hoher Wert zugerechnet, dann ist die server-seitige Variante zu empfehlen.

Art der Nutzung bestimmt Rechtslage und Archivierung

Ein wichtiger Aspekt bei der server-seitigen E-Mail-Archivierung ist die Diskussion der geschäftlichen und privaten Nutzung von E-Mail-Accounts in Unternehmen. Wird eine server-seitige Archivierungsstrategie gewählt, entsteht ein Konflikt mit der Telekommunikations-Gesetzgebung. Gestattet ein Arbeitgeber keine private Nutzung von E-Mail und Internet, dann können die Datenschutzbestimmungen des Teledienstgesetzes nicht angewandt werden, und der Arbeitgeber ist befugt, sämtliche E-Mails vor der Zustellung an die Mitarbeiter zu archivieren.

Wird die private Nutzung von E-Mails im Unternehmen jedoch gestattet, verändert sich die Rechtslage grundlegend. Der Arbeitgeber ist laut Telekommunikations-Gesetzgebung Anbieter von Telekommunikationsdiensten, was dann zur Folge hat, dass die Überwachung des E-Mail-Verkehrs und dessen Inhalte nicht mehr zulässig ist. Aufgrund der schwierigen Sachlage ist eine generelle Handlungsempfehlung, was die Nutzung von E-Mail-Diensten im Unternehmen angeht, nicht pauschal möglich. Es erscheint jedoch sinnvoll, keine technische Trennung von privater und geschäftlicher Nutzung vorzunehmen, sondern durch die private Nutzung entstandene Daten in die dienstlichen Daten mit einzubeziehen. Darüber sind entsprechende Dienst- bzw. Betriebsvereinbarungen zu treffen, die den Anwender davon in Kenntnis setzen, dass die private Nutzung Kontrollmaßnahmen unterliegt.

Nachweis- und Formpflichten

Als rechtliche Vorschriften für den Umgang mit E-Mails sind in erster Linie das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen, welche die grundsätzlichen Aufbewahrungspflichten aus handels- und steuerrechtlicher Sicht regeln. Hinzu kommen Verordnungen, welche den Umgang mit digitalen Daten konkretisieren. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) regeln die wesentlichen Anforderungen an ein elektronisches Archiv.

Hinzu kommt, dass durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) festgelegt wird, dass für E-Mails dieselben Pflichtangaben gelten wie für Geschäftsbriefe. Das stärkt die Bedeutung geschäftlicher E-Mails als Handelsbrief, so dass sie deren Archivierungsvorschriften unterliegen, was eine Aufbewahrungsdauer von mindestens sechs Jahren mit sich bringt. Eine lückenlose, unveränderbare elektronische Archivierung von E-Mails ist unter Berücksichtung rechtlicher Aspekte ein immer wichtigeres Thema für die IT-Verantwortlichen in Unternehmen.

E-Mail-Response-Management

Systeme für E-Mail-Response-Management sollen den Anwender bei der Beantwortung von E-Mails unterstützen und Hilfestellungen anbieten. Die Verarbeitung eingehender Nachrichten kann beschleunigt und deren Qualität erhöht werden. Die wesentlichen Anforderungen an ein E-Mail-Response-System sind die Auswertung der Nachrichten, das eigenschaftsbasierte Routing, aktive Unterstützung der Anwender im Bearbeitungsprozess und das Wissens-Management. Eingehende E-Mails werden durch E-Mail-Response-Management-Systeme inhaltsbezogen analysiert und ausgewertet. Dadurch können dem Anwender beim Öffnen einer E-Mail bereits Textbausteine vorgeschlagen werden, die lediglich noch übernommen werden müssen. Der Bearbeitungsprozess wird erheblich verkürzt, Antworten können auch vollständig automatisch erstellt und versendet werden. Viele Systeme bieten zusätzlich noch weitere Werkzeuge an, die den Prozess der E-Mail-Beantwortung unterstützen. Funktionen zur Wiedervorlage, Rückfrage an Experten, Rechtschreibprüfung und Eskalations-Präventionsmechanismen vereinfachen den Umgang mit den zahlreichen E-Mail-Anfragen erheblich.

E-Mail-Management-Systeme erfüllen viele Anforderungen

E-Mail-Management-Systeme sind in Unternehmen vielseitig einsetzbar. Ob sie zur Bearbeitungsunterstützung im Beantwortungsprozess oder als Archivablage eingesetzt werden, hängt immer von den jeweiligen Anforderungen ab. Für den Anwender ist es deshalb wichtig, sich vor der Entscheidung für ein E-Mail-Management-System über seine individuellen Anforderungen und Ziele klar zu werden.

Quelle und gesamter Artikel: CIO.de

Die ITnT 2008 ist vorbei und wie letztes Jahr haben wir einen kurzen "Rundgang" mit Schwerpunkt Enterprise-Content-Management gemacht. Hier die entsprechende Fotostrecke dazu...

So, die ITnT 20008 ist Geschichte. Und es war eine gute Veranstaltung. Viele der Aussteller aus dem Bereich Enterprise-Content-Management waren mit dem Verlauf der Veranstaltung zufrieden. Einzig der erste Tag der Messe war bezüglich der Besucherzahlen etwas flau.

Einige "Blitzlichter" der Messe bzw. persönliche Kommentare:

• Open Text hat sicherlich den aufwendigsten Messeauftritt aller anwesenden ECM-Anbieter hingelegt. Aber auch ELO (kommt Schritt für Schritt in Österreich besser in Fahrt) hatte einen großen Messestand.
• Andere Anbieter wie Fabasoft oder SER haben ihre Messepräsenz stark reduziert. Waren es im Vorjahr noch große Ausstellungsstände, so war es diesmal ein klassischer Auftritt eines Klein- bis Mittelstandsunternehmens.
• Und wieder andere haben ganz gefehlt, allen voran EMC oder Oracle und natürlich IBM/FileNet.
• Inhaltlich war ganz klar der Microsoft Office SharePoint Server das Thema Numero Uno. Kein Gespräch über ECM ohne Nennung dieses ECM-Produktes von Microsoft, ob nun positiv oder kritisch. Der Microsoft Office SharePoint Server scheint derzeit der primäre Markttreiber zu sein.
• Richtige Produktneuheiten waren Mangelware. Hervorzuheben wäre vielleicht das AddOn-Produkt von d.velop zum MOSS2007 sowie das Open-Source-ELAK-Produkte von Rubicon.
• Kurz zum Thema Open-Source: Außer dem erwähnten ELAK-Produkt fand ich nur noch ein (kleines) Unternehmen, welches sich mit TYPO3 präsentierte. Keine Spur von Alfresco und Co.
• Letztendlich waren fast alle namhaften "ECM-Aktivisten Österreichs" präsent, ein Zeichen für die Akzeptanz der ITnT als führende IT-Messe.

Noch kurz die inhaltlichen Schwerpunkte gemäß der vielen Gespräche, welche ich auf der ITnT führte:

• Microsoft Office SharePoint Server - was sonst?
• Compliance - natürlich...
• Archivierung - ist nun endgültig ein allgemeines IT-Gut
• Records-Management - die Renaissance des Aktes
• CAS-Storage - die Juke-Box ist tot, des lebe die HDU-Worm

Und was war eigentlich kein Thema, obwohl es international oder auch medial als ECM-Thema positioniert wird:

• PDF/A - ja gut, schön langsam sickert das Format durch...
• Enterprise-Search - ist noch ein klares Randthema
• Standards wie MoReq - Brüssel ist weit weg
• Klassifikation - ungefähr so akzeptiert, wie das Semantische Web - aber im Kommen
• Open-Source-ECM - Österreich bleibt ein treues IchKaufeMeineSoftware-Land

In den nächsten Beiträgen des ECM Kompass werden wir eine kurze Fotostrecke sowie auf der ITnT geführte Interviews (natürlich als Podcast) veröffentlichen.

Was dem Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) an ECM-Funktionen möglicherweise fehlt, dazu verhilft ihm die neue Produktlinie „ECSpand“ der d.velop AG.

Wie das Unternehmen mitteilt, ist es bei der Entwicklung der Produktlinie dem SOA-Gedanken gefolgt. So gibt es das Produkt sowohl als einzeln einsetzbare Services wie auch als komplette Lösung, in der bereits verschiedenste Szenarien enthalten sind.

„ECSpand“ ist laut Hersteller eine durchgängige Lösung, die die gesamte dokumentenbasierte Prozesskette unterstützt – von der vollständigen Erschließung von dokumentenliefernden Verfahren, der prozessorientierten Organisation von Dokumenten in Form von Aktenplänen über die Visualisierung auf einen Blick bis hin zur revisionssicheren Archivierung auf unterschiedlichen Speichermedien. Wer die Lösung unter SharePoint einsetzt, komplettiert diesen zu einer vollständigen, zentralen Speicher- und Steuerungseinheit für geschäftsrelevante Dokumente und Prozesse. Zusätzliche Produkte zur Anzeige und Verwaltung von Dokumenten sind damit unter Microsoft SharePoint überflüssig.

Am 26. Februar veranstaltet die ADV ein weiteres Seminar "Enterprise-Content-Management in der Praxis". Dieses Intensiv-Seminar gibt einen Überblick über die Komponenten des ECM-Konzeptes und stellt die einzelnen IT-Lösungen sowie deren Funktionalitäten im Detail dar. Das Seminar ist ein vielfach erprobter und erfolgreicher Mix aus direktem Vortrag mittels moderner Präsentationstechnik und zahlreichen Darstellungen konkreter Produkte und Projekte.

Quelle und gesamter Artikel: COMPUTERWELT.at