Hyperwave, nach eigenen Angaben führender Anbieter einer Web 2.0 Enterprise Content Management Plattform, stellt mit "Appswave" eine neue Conferencing Lösung als "Software-as-a-Service" (SaaS) vor.

"Appswave Conferencing" bietet ein vollständiges Web Collaboration Werkzeug. Aufgrund der einfachen, intuitiv zu benutzenden Oberfläche sind sämtliche Funktionen für alle Benutzer verfügbar, sodass virtuelle Meetings mit dem höchstmöglichen Grad an Interaktion und Produktivität realisierbar sind. Dabei steht allen Beteiligten das vollständige Spektrum der Kommunikation zur Verfügung - angefangen bei Multipoint-Video und -Audio bis zu Application- und Desktop Sharing.

Des Weiteren können alle Kanäle einer Appswave Conferencing Session aufgezeichnet und als Datei archiviert oder weiterverwendet werden. Appswave Conferencing basiert auf der Hyperwave eConferencing Suite. Sie verwendet Standard-Ports für die Kommunikation und integriert alle Anwendungen und Kommunikationskanäle in einem einzigen Client.

Eine Vielzahl an Tools ebnete heute den Weg für die schnelle Zusammenarbeit - unabhängig von der geografischen Entfernung der Teilnehmer. Collaboration beginnt mit dem Gedankenaustausch via Telefon, E-Mail und Instant-Messaging. Sie erstreckt sich bis hin zu Postings, Blogs, Team-Workspaces, Wikis sowie Web-, Audio-und Videokonferenzen. Doch trotz dieser vielen Möglichkeiten gibt es anscheinend noch immer Angebotslücken im Collaboration-Portfolio. So vermissen viele Anwender beispielsweise ein einfaches Tool für das Projekt-Management, das sowohl Echtzeit- als auch Nicht-Echtzeit-Aktionen mit Menschen aus verschiedenen Unternehmen und Zeitzonen unterstützt. Andere Nutzer wiederum rufen nach einem Autorenwerkzeug, mit dem sie Inhalte für verschiedene Applikationen und Informationsquellen erstellen und publizieren können. Doch es gibt auch Anwender, die die große Auswahl an Collaboration-Tools beklagen. Ihnen fällt die Entscheidung derart schwer, dass sie lieber auf entsprechende Hilfsmittel verzichten. Die Folgen liegen klar auf der Hand: Wenn Mitarbeiter Informationen und Erfahrungen nicht weitergeben, Teamaufgaben nicht mit anderen Kollegen koordinieren und keinen Zugriff auf das gesammelte Wissen von Kollegen, Kunden und Geschäftspartner haben, werden Aufgaben viel später erfüllt und die Qualität sinkt. Das geht zu Lasten der Kundenzufriedenheit und des Umsatzes.

Zwei Trends, die kollaborative Anwendungen sehr stark verändern sind Unified Communications (UC) und Web 2.0. Beide reduzieren und verschärfen die angesprochenen Probleme gleichermaßen. Mit UC sollen konsistente Benutzeroberflächen und Grundfähigkeiten wie Präsenzfunktionen und Regeln bereitstehen, so dass Anwender einfach und schnell durch die verschiedenen Kommunikationskanäle navigieren können. Das spart einerseits Zeit, birgt andererseits aber auch die Gefahr, die Produktivität zu gefährden. Nicht alle Kommunikationswege sind für die jeweiligen Rollen oder Aufgaben optimal geeignet.
Worauf kommt es also an? Will man den Anwendern neue Kommunikationswerkzeugen zur Verfügung stellen, die ihre Produktivität in den jeweiligen bereichen verbessern? Oder will man vornehmlich eine kostengünstige Kommunikationsform aufgrund integrierter IP-Telefonie?

Eine vergleichbare Diskussion tut sich um Web-2.0-Anwendungen auf. Mit Mashups können Anwender beispielsweise neue Inhalte mit bereits vorhandenen Informationen kombinieren. Damit kontrollieren sie wesentlich besser ihre eigene Computing- und Collaboration-Erfahrung. Sie verfügen also über Tools, die ihren persönlichen Präferenzen und Anforderungen an bestimmte Rollen oder Situationen besser entsprechen. Doch mit Web 2.0 steigt auch die Vielfalt der zur Auswahl stehenden Optionen für Publishing und Collaboration. Wer wie welche Inhalte erstellt, mit welchen Regeln und Konfigurationsoptionen versieht, entscheidet der Anwender selbst. Mit dieser Freiheit geht aber die Verantwortung einher, eine kluge Wahl zu treffen. Oft sind begeisterte Web-2.0-Anhänger die ersten Nutzer dieser Technologie. Mit der Zeit kommen dann gar zu viele neue User hinzu, die immer mehr Postings einstellen. Die Informationsflut nimmt Mitarbeitern schnell die Lust, sich aktiv einzubringen.

Was fehlt also noch? Besserung versprechen folgende Maßnahmen:

Das Vertrauen in die Anwender, dass sie sich die Zeit nehmen, Informationen zu kennzeichnen, zu verlinken oder zu bewerten, reicht allein nicht aus. Mitarbeiter sind mit ihren Kernaufgaben mehr als ausgelastet und haben keine Muße, einen Gedanken daran zu verschwenden, ob ihre Arbeit für Kollegen interessant sein könnte. Egal wie einfach Collaboration durch UC und Web 2.0 auch wird - ein kleiner Schubs in die richtige Richtung könnte Collaboration zum Fliegen bringen.

Quelle und gesamter Artikel: COMPUTERWOCHE.de

Zu viele Köche verderben den Brei - diese Weisheit gilt auch für gleichzeitigen Einsatz von diversen Softwarelösungen für das Daten- und Kommunikationsmanagement in Unternehmen. Dass es auch einfacher geht, zeigt die Datenmanagementlösung Outlook Infodesk der Berliner Fischer Software, die erst kürzlich mit dem Innovationspreis 2008 der Initiative Mittelstand ausgezeichnet wurde. Als Zusatzmodul der im Mittelstand weit verbreiteten und etablierten Software Microsoft Outlook, organisiert Outlook Infodesk sämtliche Dokumente, digitale Unterlagen, E-Mails, Adressen und Termine in nur einer einzigen Anwendung.

Mit der neuen Version 6.5 sind zahlreiche Features hinzugekommen, die für mehr Rechtssicherheit und Transparenz in der Unternehmenskommunikation sorgen. Die Verwendung unterschiedlicher oder veralteter E-Mail-Signaturen in Unternehmen hat nun ein Ende - die softwaregesteuerte Zentralisierung von E-Mailvorlagen macht's möglich. Neue Terminübersichten sowie ein erweitertes Tool zur effizienten Planung von Ressourcen wie Personal oder Raumbelegung, sorgen für mehr Transparenz und Effizienz im Unternehmen. Ab sofort stehen den Nutzern der innovativen Software auch alle relevanten Kommunikationskanäle zur Verfügung. Durch die Integration modernster Unified Messaging Technologie des Kooperationspartners Ferrari Electronic lassen sich nun aus Outlook Infodesk Vorgängen heraus, nebst E-Mails, spielend leicht Faxe und SMS versenden.

Die besondere Stärke der Outlook Infodesk Version 6.5 ist jedoch das professionelle Dokumentenmanagement. "Viele Unternehmen wissen noch zu wenig darüber, dass sie dazu verpflichtet sind, jedes Dokument zu archivieren, das geschäftskritische Daten enthält. Hierzu gehören auch E-Mails. Sind diese nicht unverzüglich und fallspezifisch auffindbar, kann ein Unternehmen in einem Rechtsstreit oder bei einer Betriebsprüfung schnell in Schwierigkeiten geraten. Mit der neuen Version von Outlook Infodesk haben wir ein Dokumenten-Managementsystem geschaffen, dass man leicht in das bestehende Softwareumfeld integrieren kann. Wer E-Mails zu einer Adresse oder einem Vorgang sucht, braucht hierfür nur einen Mausklick", so der Geschäftsführer Carsten Fischer.

Die Fähigkeit eines Unternehmens, mit Partnern, Kunden und Dienstleistern zu kooperieren, entwickelt sich immer mehr zum Wettbewerbsfaktor. Der CIO muss dabei den Enabler stellen - und wenn er das auch noch kostengünstig tun will, steht ihm eine Reihe Open-Source-Kollaborationsplattformen zur Verfügung. Das Fraunhofer Institut Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) gibt Tipps, worauf bei der Auswahl zu achten ist.

Je mehr Kooperation, umso höher die Anforderungen an das Management der Zusammenarbeit. Quelloffene Lösungen bieten sich aus Sicht der Forscher an, weil sie ohne großen Arbeits- und Mittelaufwand an individuelle Arbeitsumgebungen angepasst werden können.Grundsätzlich biete Groupware in drei Bereichen Unterstützung: Kommunikation, Kooperation und Koordination, so die Autoren der Studie. Für den Einsatz von Open Source-Produkten sprächen unter anderem folgende Pluspunkte:

Wirtschaftlichkeit: In aller Regel - aber nicht immer! - ist quelloffene Software frei verfügbar, so dass die Beschaffungskosten und die Ausgaben für Updates wegfallen. Darüberhinaus können Entwicklungsarbeiten gespart werden, weil über den Quellcode auch Know-how zugänglich ist. Außerdem werden Open-Source-Lösungen je nach Verbreitungsgrad von einem erheblichen Kreis an Nutzern weiterentwickelt, wovon der einzelne CIO profitieren kann.

Unabhängigkeit: Der Nutzer geht dem Hersteller gegenüber keine Verpflichtungen ein, womit zum Beispiel auch der Umstieg auf andere Produkte erleichtert wird.

Sicherheit: Durch den offengelegten Quellcode lassen sich Security-Lücken und Software-Fehler identifizieren, bevor sie gefährlich werden.

Die Autoren der Studie sehen aber auch das große "Aber". So führen sie an, dass bei quelloffener Software grundsätzlich keine Garantien und Gewährleistungsansprüche geltend gemacht werden können. Genauso fehlt meist ein Support.

Integration - Für und Wider

Außerdem unterscheiden sich viele OS-Programme deutlich von den üblichen Standard-Lösungen, so dass die Mitarbeiter für den Umgang damit aufwändig geschult werden müssen.

Was die Anpassbarkeit quelloffener Software betrifft, ist die Haltung der IAO zwiegespalten. Einerseits gilt es als Vorteil, dass sich die Programme wegen des offenen Codes leicht den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens anpassen oder in Standard-Software integrieren lassen. Andererseits ist die Integrität der Komponenten im Einzelfall eben genau zu prüfen - mitunter gibt es negative Überraschungen, weil sich die Integration als kompliziert erweist.Bezüglich der technischen Anforderungen an die IT-Landschaft gehen die Autoren der Studie davon aus, dass in den meisten Fällen ein WAMP- oder Lamp-System bereitgestellt werden muss (Windows beziehungsweise Linux plus Apache-Server plus MySQL-Datenbank plus PHP als Skript-Sprache).

Kommunikation: Muss es Echtzeit sein oder nicht?

Die IAO hat 17 Kollaborationsplattformen miteinander verglichen und kommt zu dem Schluss, dass alle ihre Stärken und Schwächen haben und die Wahl von den jeweiligen Anforderungen des CIO abhängt. Das mag im ersten Moment wenig hilfreich klingen. Dankenswerterweise nennen die Forscher einige Kriterien, die bei der Entscheidung eine Rolle spielen sollten:

Funktionalitäten zur Kommunikationsunterstützung: Der CIO sollte sich fragen, was ihm wichtiger ist - Echtzeit-Kommunikation über Chats und Messenger-Dienste oder asynchrone Kommunikation per E-Mail und Befragungswerkzeuge?
Funktionalitäten zum Projekt-Management: Dabei geht es um Fragen wie Ressourcen-Einsatzplanung, Terminplanung und Aufgabenverwaltung. Ist es mit der Lösung möglich, Hierarchien zwischen Projekt-Teilen zu bilden, also Gesamt-Projekt, Teil-Projekt, Arbeitspaket und Aufgabe? Können Dateien an Projekt-Teile angehängt werden?
Funktionalitäten zum Informations- und Daten-Management: Dabei geht es um Möglichkeiten der Dokumentensammlung und -freigabe, Suchfunktionen oder Auswertungs- und Darstellungsfunktionen.
Administrative Funktionalitäten: Dieser Punkt bezieht sich auf den Umgang mit der Plattform selbst. Wie werden die Zugriffsrechte geregelt, wie die Erfassung der Aufenthaltsdauer von Mitgliedern auf der Plattform und andere Fragen.

Quelle und gesamter Artikel: CIO.de