Ganz gut zu einem meiner letzten Kommentare passt auch das Thema E-Mail-Management.
Wenn wir glauben, dass das digitale Chaos nur auf den Fileservern existiert, verwehren wir uns wohl der Tatsache, dass die E-Mail-Ablagen noch wesentlich "unaufgeräumter" und "unordentlicher" sind.
Der Umgang mit E-Mails ist letztendlich eine evolutionäre Entwicklung. Von wenig zu sehr schnell viel, ohne Zeit zu lernen und ohne Richtlinien von aussen. Erst vor kurzem (siehe EU Richtlinie 8) begann der Druck größer zu werden, auch E-Mails ordentlich im Sinne unternehmensrelevanter Dokumente zu verwalten und abzulegen. Daher die Fragen: Sind E-Mails eigentlich Dokumente? Und wann sind E-Mails unternehmensrelevante Dokumente?
Der Fachbereich E-Mail-Archivierung deckt unter Berücksichtung dieser Aspekte nur einen recht kleinen Teil ab. Viel besser trifft es da der Begriff "E-Mail-Management". Ja, das Management von E-Mails wird uns wohl noch einige Zeit beschäftigen. Einerseits werden neue Tools/Anwendungen hierzu entwickelt. Dies geht nun Zug um Zug. Beinahe jeder namhafte Anbieter im ECM-Umfeld hat bereits erste Lösungen oder bereitet solche vor. Andererseits benötigen Unternehmen neben den traditionellen E-Mail-Policies auch neue Document-Policies, welche den Umgang mit elektronischen Dokumenten im Allgemeinen im Unternehmen regeln sollten.
Und wie (fast) immer beim Verwalten, Zuordnen, Ordnen, Finden,... ist eine Disziplin im Vordergrund: die Klassifikation aufgrund festgelegter Taxonomien.
In den nächsten Wochen werde ich daher einen kleinen Schwerpunkt auf das Thema "Klassifikation" von elektronischen Dokumenten setzen. Und damit auch der (Ein-)Ordnung von E-Mails...
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